Qualche tempo fa, in una delle aziende in cui seguivo la parte tecnologica, ho scoperto che un venditore caricava documenti riservati dell’azienda sul suo account personale gratuito di ChatGPT. Non lo faceva per cattiveria: semplicemente non sapeva. Non avrebbe potuto farlo, ma nessun blocco glielo impediva.
Quella scena, nella mia esperienza, si ripete praticamente in tutte le aziende. E l’uso di strumenti non autorizzati è diffuso: in un’indagine di WatchGuard pubblicata a luglio 2026, su 684 dipendenti di aziende fra 50 e 500 persone in otto Paesi (Italia esclusa), il 64% ammette di usare strumenti di intelligenza artificiale non autorizzati. In Italia, secondo l’Istat (dicembre 2025), fra le imprese con almeno 10 addetti che non usano l’AI il 43,2% indica fra gli ostacoli la privacy e la protezione dei dati. Il timore c’è, ma nelle aziende che seguo, all’inizio, una regola scritta non l’aveva nessuno.
Cosa succede a quello che carichi
Con le versioni personali di ChatGPT (Free, Plus e Pro) OpenAI dichiara che i contenuti possono essere usati per addestrare i modelli. Si può disattivare dalle impostazioni, ma la pagina di OpenAI parla solo delle conversazioni nuove: di quelle già caricate non dice niente. E basta dare un pollice su o giù a una risposta perché l’intera conversazione possa essere usata comunque.
Poi c’è il GDPR. Se carichi dati personali di clienti o dipendenti, li stai affidando a un fornitore esterno, e il regolamento chiede un accordo che stabilisca come li tratta: su questo conviene sentire chi segue la privacy in azienda. OpenAI prevede questo accordo (il DPA) per ChatGPT Business, Enterprise e per l’API, non per Free, Plus e Pro. Con un account personale, quindi, i documenti dell’azienda finiscono fuori da qualsiasi controllo dell’azienda.
I sette dati da non caricare
- Preventivi e offerte con il nome del cliente. Prezzi, sconti e condizioni sono il tuo vantaggio commerciale, e riguardano un terzo.
- IBAN e coordinate bancarie, tue, dei clienti o dei fornitori.
- Cedolini e dati del personale: dati personali, a volte anche sulla salute o sull’iscrizione al sindacato, come i giorni di malattia o le trattenute sindacali.
- Documenti riservati: piani commerciali, progetti, accordi in corso.
- Contratti con clienti e fornitori, che possono contenere una clausola di riservatezza.
- Esportazioni dal gestionale o dal CRM: l’elenco clienti con contatti e fatturato è il patrimonio dell’azienda.
- Password e credenziali di accesso, anche dentro uno screenshot o un file di configurazione.
Sul campo il copione è sempre lo stesso: il documento viene caricato così com’è, senza nessun controllo di anonimizzazione. Per alcuni di questi dati la soluzione è proprio anonimizzare: un preventivo senza il nome del cliente e con cifre di esempio non è più nella lista, e si può far rileggere a ChatGPT con molto meno rischio. Per altri, come IBAN, cedolini e password, non c’è anonimizzazione che tenga: non entrano e basta.
Cosa cambia con l’account aziendale
La prima mossa giusta è passare a un account aziendale. Accentra il rischio sull’azienda: toglie il motivo per usare l’account personale, ti dà gli strumenti per governare chi usa cosa, e per Business ed Enterprise OpenAI dichiara che, di default, non usa i dati per addestrare i modelli.
Resta però una dichiarazione del fornitore. L’8 settembre 2026 OpenAI ha annunciato di aver risolto con i suoi agenti un problema matematico celebre, legato alle equazioni di Navier-Stokes. Tristan Buckmaster, matematico della New York University che lavorava allo stesso problema, ha raccontato in una dichiarazione pubblica di aver chiesto a OpenAI se il modello fosse stato addestrato sulle sessioni di lavoro sue e del suo collega con Codex, o vi avesse avuto accesso. Nel comunicato dell’annuncio OpenAI ha scritto che, pur improbabile, non poteva escludere che dati de-identificati derivati dal loro utilizzo avessero contribuito a migliorare i modelli. Due giorni dopo ha dichiarato che i loro prompt non potevano aver influenzato il sistema in alcun modo, addestramento compreso. Non si sa che tipo di account usassero, e Buckmaster stesso ha scritto di non accusare nessuno. Ma all’inizio nemmeno il fornitore ha potuto escluderlo.
Con un account aziendale, quindi, siamo protetti? Più di prima. Ma la protezione vera resta decidere cosa non entra.
La regola che manca
Fra i miei clienti, oggi circa due su tre cominciano a mettere per iscritto, e a tenere aggiornate, le regole sull’uso dell’AI entro i primi tre mesi di lavoro. Non servono manuali: bastano poche righe che dicono quale strumento si usa, con quale account, cosa non si carica mai e a chi chiedere nei casi dubbi.
A quel venditore mancavano due cose: una regola scritta e un blocco che la facesse rispettare.
