Viaggi d’affari: verso una gestione sempre più efficiente delle spese con l’AI

Nonostante i continui progressi tecnologici, è ancora diffuso il preconcetto che le soluzioni per la gestione delle spese di viaggio rallentino le operazioni di rendicontazione. Una convinzione ben radicata come emerge sin dalla primissima edizione del Global Business Travel Survey di SAP Concur datata 2019. Giunto alla sesta edizione, il report ha fornito anno dopo anno una fotografia globale del settore dei viaggi d’affari, evidenziando come i dipendenti trovino onerosa in termini di tempo ed energie la compilazione delle note spese. Nel primo report ben il 24% degli intervistati dichiarò che avrebbe preferito farsi curare una carie piuttosto che compilare un rapporto di spesa.

Nell’edizione del 2023 è emerso che la fase preliminare del viaggio di lavoro è considerata la più stressante: il 43% degli intervistati ha indicato la pianificazione, la prenotazione e l’organizzazione come i momenti di massimo stress. Inoltre, quasi un quarto (24%) ha trovato altrettanto stressante la fase post-viaggio, in particolare la compilazione dei rapporti di spesa.

Un dato curioso emerso dallo stesso sondaggio è che la maggioranza dei viaggiatori d’affari (64%) non utilizza strumenti aziendali per prenotare i viaggi. Questo solleva una domanda cruciale: quali benefici stanno perdendo, sia i viaggiatori d’affari che le loro organizzazioni, scegliendo metodi di prenotazione alternativi nella convinzione che siano più facili e veloci?

Le ricerche indicano chiaramente che gli strumenti T&E (Travel & Expense) aumentano la produttività, permettendo ai dipendenti di concentrarsi su attività più appaganti. Un’analisi IDC su un campione di clienti SAP Concur ha rilevato che il tempo necessario per prenotare un viaggio è ridotto del 54% con soluzioni come Concur Travel. Inoltre, i dipendenti sono stati in grado di completare i loro rapporti di spesa il 43% più velocemente grazie a Concur Expense, con un tempo di rimborso dimezzato.

Gli strumenti T&E inoltre migliorano significativamente l’esperienza dei responsabili dei viaggi. Nell’ultima edizione del SAP Concur Global Business Travel Survey del 2024, il 38% dei travel manager ha dichiarato che i dipendenti che non prenotano o non aggiornano i loro piani di viaggio utilizzando strumenti aziendali avranno maggiori difficoltà nei prossimi 12 mesi. Inoltre, il 37% ha indicato che la sfida più grande per il loro ruolo è rappresentata dal “duty of care”, ovvero tutelare la sicurezza fisica, mentale e generale del benessere dei lavoratori, specialmente quando sono in viaggio.

L’adozione di strumenti T&E aziendali non solo aumenta la produttività dei viaggiatori d’affari, ma migliora anche l’efficienza dei team di viaggio e finanziari. La produttività è un fattore cruciale nell’integrazione della tecnologia AI generativa negli strumenti e nei flussi di lavoro, e il settore T&E non fa eccezione. Il sondaggio del 2024 ha rilevato che il 64% dei travel manager a livello globale è favorevole all’uso dell’AI per automatizzare almeno alcune delle loro responsabilità, consentendo una gestione più efficiente e sicura dei viaggi aziendali.

Un sorprendente 95% dei viaggiatori d’affari si è dichiarato favorevole all’uso dell’automazione potenziata dall’AI per supportare le proprie attività, tra cui:

• Fornire indicazioni sul benessere e la sicurezza (37%)
• Supporto per visti e documentazione (37%)
• Cattura e segnalazione delle spese (37%)
• Trovare opzioni di viaggio sostenibili (37%)
• Conformità con la politica di viaggio della loro organizzazione (35%)
• Ricerca delle opzioni e prenotazione (35%)
• Effettuare cancellazioni o reperire raccomandazioni di riprenotazione (34%)

SAP Concur ha già iniziato a integrare l’AI generativa nelle sue soluzioni. Un esempio recente è l’aggiunta del Request Assistant in Concur Request, che permette ai dipendenti di risparmiare tempo ed energie fornendo stime intelligenti dei costi per un viaggio. Questo strumento avanzato non solo semplifica il processo di richiesta, ma ottimizza anche la precisione delle previsioni di spesa, migliorando notevolmente l’efficienza operativa e l’esperienza dell’utente.

Molte delle caratteristiche principali che i viaggiatori d’affari considerano cruciali in uno strumento di prenotazione sono già disponibili nelle soluzioni SAP Concur e stanno diventando sempre più standard. Queste includono la facile riprenotazione o cambiamenti a causa di cancellazioni o ritardi, la possibilità di utilizzare desktop o mobile per prenotare o aggiornare il viaggio, la possibilità di confrontare tutte le opzioni di viaggio disponibili in un unico strumento di prenotazione, e integrazioni con altri strumenti di lavoro per semplificare il lavoro amministrativo come i rapporti di spesa.

Secondo uno studio IDC, le organizzazioni che hanno adottato soluzioni per la gestione delle spese aziendali come quelle di SAP Concur hanno registrato una riduzione del 48% dei costi di tempo utente associati alla prenotazione dei viaggi e alla preparazione dei rapporti di spesa. Questo miglioramento della produttività ha permesso di risparmiare più di 715mila euro all’anno in costi relativi a viaggi e spese.

Ma come possono le organizzazioni fare in modo che i dipendenti colgano i benefici di produttività offerti dagli strumenti T&E aziendali, considerando che attualmente quasi due terzi di loro non li utilizzano?

1. Formazione: è fondamentale che i dipendenti si sentano a proprio agio nell’utilizzare questi strumenti. Con l’aumento dell’adozione dell’AI, quasi due viaggiatori d’affari su cinque nel sondaggio del 2024 hanno espresso interesse per una formazione aziendale su come utilizzare le opzioni abilitate all’AI per prenotare viaggi di lavoro.
2. Promozione delle funzionalità: ricordare ai dipendenti le funzionalità utili incluse negli strumenti T&E aziendali. Queste comprendono applicazioni mobili e opzioni che risparmiano tempo, come il Request Assistant, che semplifica e velocizza il processo di prenotazione e gestione delle spese.
3. Soluzioni che rispettano la policy aziendale: Fornire ai dipendenti opzioni approvate dall’azienda, come l’utilizzo di Concur TripLink quando un viaggio richiede una prenotazione direttamente sul sito web di un fornitore. Questo strumento permette di integrare automaticamente i dettagli della prenotazione nel sistema T&E aziendale, migliorando la tracciabilità e la gestione delle spese.

Adottando queste strategie, le organizzazioni possono assicurarsi che i dipendenti sfruttino completamente i benefici di produttività offerti dagli strumenti T&E aziendali, migliorando l’efficienza operativa e riducendo i costi complessivi.