Viaggi d’affari: imprevisti, insicurezza e l’esigenza di conciliare costi e sostenibilità rallentano il settore

Le aziende che mirano a esplorare nuovi mercati e opportunità di sviluppo devono ridare priorità a viaggi d’affari più efficienti, una sfida sempre più complessa che deve conciliarsi con le esigenze dei dipendenti, le policy interne e gli sviluppi tecnologici. Questi ultimi consentono, in particolare modo, di tenere testa agli imprevisti che rappresentano uno dei principali ostacoli per i travel manager: il 78% dei viaggiatori business italiani ha infatti dovuto fare cambiamenti all’itinerario di viaggio all’ultimo minuto, tanto che il 71% preferisce aggiungere sin dalla pianificazione tempo extra per gestire le possibili interruzioni di viaggio. Questi alcuni dei dati principali del nuovo SAP Concur Global Business Travel Survey* che ha coinvolto 3.750 viaggiatori e 600 travel manager in tutto il mondo, Italia inclusa, che è stato presentato in occasione della terza edizione del SAP Concur Day Italia.

Andrea Piccinelli, Head of SAP Concur Italy, afferma: “Numerosi fattori stanno influenzando l’industria dei viaggi d’affari. Per garantire produttività e benessere sia dei viaggiatori che dei travel manager, le aziende devono fornire un supporto adeguato attraverso una formazione mirata e predisporre i migliori strumenti disponibili. È fondamentale individuare eventuali criticità per intervenire tempestivamente.”

Prevedibili imprevisti
Il 78% dei viaggiatori business italiani ha dovuto fare cambiamenti last minute nel corso dell’ultimo anno a causa di ritardi imprevisti, cancellazioni o necessità di cambiare percorso. Per contrastare i cambiamenti imprevisti, il 71% preferisce aggiungere tempo extra all’inizio o alla fine del viaggio, o in entrambi i casi. Questa frustrazione ciclica scoraggia i viaggi d’affari.

Il grande dilemma della sicurezza
I viaggiatori d’affari italiani elencano vari problemi relativi alla sicurezza (45%) e preoccupazioni legate alle turbolenze politiche o sociali (39%) tra i motivi più comuni per rifiutare un viaggio d’affari. Molti travel manager sperimentano fenomeni di burn-out a causa dei numerosi fattori da considerare nella pianificazione dei viaggi. Un terzo del campione si sente chiamato a svolgere un ruolo più strategico senza aver ricevuto formazione adeguata.

Il difficile compromesso tra sostenibilità e costi
Il 12% degli italiani è incline a rifiutare un viaggio d’affari a causa dell’impatto ambientale o dell’impossibilità di scegliere alternative sostenibili, mentre il 24% afferma che la propria azienda ha ridotto le spese per opzioni di viaggio sostenibili negli ultimi 12 mesi. Oltre un terzo dei travel manager affronta difficoltà nel proporre opzioni sostenibili senza un budget adeguato.

Viaggi d’affari? Sì, ma non per tutti
In Italia, il 61% dei viaggiatori d’affari afferma che viaggiare è fondamentale per la loro crescita professionale, ma la stessa percentuale dichiara di non avere le stesse opportunità di viaggio rispetto ai colleghi. Le ragioni citate includono il livello di anzianità (15%), l’età (14%) e il genere (6%).

La necessità di soluzioni AI e formazione
Quasi il 96% dei viaggiatori d’affari italiani è favorevole all’utilizzo dell’AI per organizzare i viaggi, ma prevale un atteggiamento di “attesa e osservazione”. Solo il 5% si sente a proprio agio nell’utilizzare soluzioni AI. Il 93% dei viaggiatori d’affari desidera un maggiore supporto aziendale per sentirsi sicuro nell’usare l’AI, compresa la protezione dei dati e la gestione dei bias. I leader aziendali potrebbero adottare soluzioni AI per semplificare flussi di lavoro come la gestione delle spese o le raccomandazioni per cancellazioni e riprenotazioni. Tuttavia, l’introduzione dell’AI in azienda richiede competenze adeguate e partner in grado di implementare le giuste soluzioni.

C’è ancora spazio per il bleisure?
Il SAP Concur Global Business Travel Survey evidenzia che molti dipendenti rifiutano viaggi d’affari non conciliabili con i loro impegni personali. Il fenomeno del “bleisure”, che combina lavoro e piacere, è in crescita tra i professionisti, ma le misure di contenimento dei costi minacciano questo equilibrio. Le preoccupazioni relative ai costi e alla sostenibilità possono limitare la flessibilità dei dipendenti.

Il sentiment dei dipendenti
Il 38% dei viaggiatori d’affari italiani ritiene che la propria azienda dia priorità alle esigenze di viaggio flessibili, mentre il 43% afferma che l’azienda si concentra sulla riduzione dei costi. Oltre il 22% delle aziende sta limitando la possibilità di lavorare da remoto durante viaggi combinati di piacere e lavoro. Il 61% considera i viaggi essenziali per la carriera, ma il 14% sarebbe disposto a rifiutare un viaggio di lavoro in caso di policy troppo stringenti

Conciliare esigenze personali e policy di viaggio
Le aziende hanno ridotto le richieste legate al comfort nei viaggi d’affari. I tagli riguardano:

• per il 22% offrire ai propri dipendenti la possibilità di pernottare per evitare lunghi viaggi;
• per il 33% investire in voli senza scalo;
• per il 24% dare la possibilità di viaggiare in classe business o premium;
• per il 18% optare per agevolare gli spostamenti con taxi o car sharing a favore del trasporto pubblico.

Questi cambiamenti hanno spinto il 71% dei viaggiatori a prevedere tempo extra per eventuali interruzioni, evidenziando la necessità di politiche di viaggio migliori.

L’equilibrio tra sostenibilità e gestione dei costi
Quando si tratta di business travel le aziende si concentrano su tre priorità: il 33% dei manager punta su viaggi sostenibili, il 35% sulle richieste di viaggio flessibili dei dipendenti e il 32% sulla riduzione dei costi. Questa dualità tra le esigenze dei dipendenti chiamati a viaggiare e i bisogni dell’azienda ha aumentato la pressione sui travel manager. Nonostante il 19% dei viaggiatori sostenga che la propria azienda dà priorità alle trasferte sostenibili, molti travel manager trovano complicato focalizzarsi su quest’aspetto senza un budget adeguato.

“Le aziende stanno affrontando un difficile equilibrio tra riduzione dei costi e esigenze dei dipendenti. Le libertà che molti viaggiatori d’affari davano per scontate, come il bleisure o i voli senza scalo, non sono più largamente disponibili. Tuttavia, politiche di viaggio aziendali flessibili sono essenziali per garantire la produttività e il benessere dei viaggiatori. Esiste un ritorno positivo quando le policy sul contenimento dei costi aziendali incontrano opzioni di viaggio flessibili che incidono sulla soddisfazione dei dipendenti. Improntare una strategia T&E basata su dati generati da soluzioni tecnologiche avanzate è un passo necessario in questo percorso.” commenta Andrea Piccinelli, Head of SAP Concur Italy.

*L’indagine SAP Concur Global Business Traveler Survey è stata condotta da Wakefield Research tra il 5 e il 26 aprile 2024 su 3.750 viaggiatori d’affari in 24 mercati: Stati Uniti, Canada, Regno Unito, Germania, Francia, Benelux (Belgio, Paesi Bassi, Lussemburgo), Svezia, Danimarca, Norvegia, Finlandia, Italia, Spagna, ANZ (Australia, Nuova Zelanda), Medio Oriente (EAU, Arabia Saudita), Giappone, Corea, India, Messico, Brasile, SEA (Singapore, Malesia), Sudafrica, Portogallo, Svizzera e Austria. I dati sono stati ponderati per facilitare il monitoraggio.

Il SAP Concur Global Travel Manager Survey è stato condotto da Wakefield Research tra il 5 e il 26 aprile 2024 tra 600 travel manager, definiti come coloro che dirigono o amministrano i programmi di viaggio per le aziende, in 6 mercati: Germania, Canada, Giappone, Paesi ANZ (Australia e Nuova Zelanda), Regno Unito e Stati Uniti.