Travel Manager e Intelligenza Artificiale: i pionieri della trasformazione digitale

Con la capacità di automatizzare processi, ridurre errori e minimizzare il lavoro manuale, l’AI sta offrendo alle aziende nuove opportunità per ottimizzare la gestione delle spese e migliorare l’efficienza complessiva. Ma chi meglio dei travel manager, con il loro accesso a enormi quantità di dati, può guidare questa transizione all’interno delle organizzazioni?

Secondo una recente ricerca condotta da SAP Concur, quasi tutti i travel manager (98%) ritengono che l’accesso a dati aggiornati e a strumenti di analisi avanzata sia cruciale per ridurre lo stress legato alla gestione dei viaggi e per migliorare i processi. Con oltre un miliardo di transazioni di spesa elaborate ogni anno tramite SAP Concur, il settore T&E è ricco di dati che potrebbero essere sfruttati al meglio proprio grazie all’integrazione dell’AI.

Il ruolo dei travel manager sta rapidamente evolvendo, trasformandoli in pionieri dell’adozione dell’AI all’interno delle loro rispettive aziende. Ecco tre modi in cui i travel manager possono utilizzare l’intelligenza artificiale per migliorare i loro processi:

Migliorare l’efficienza operativa
Nel 2023, SAP Concur ha gestito oltre 30 milioni di voli e 10 milioni di transazioni ferroviarie attraverso la sua piattaforma integrata di travel & expense. Grazie all’AI, i travel manager possono sfruttare i big data per rendere i processi di prenotazione ancora più fluidi e migliorare ulteriormente la gestione del T&E, delle spese, riducendo notevolmente il tempo impiegato nella prenotazione della trasferta e nell’elaborazione delle note spese. Collaborare con partner tecnologici esperti nell’implementazione di soluzioni AI sicure ed etiche diventa essenziale per garantire una transizione agevole e protetta.

Decisioni più informate grazie all’AI
I travel manager, gestendo una quantità enorme di dati quotidianamente, sono nella posizione ideale per utilizzare l’AI come strumento per prendere decisioni ancora più consapevoli, basate su dati concreti. Grazie alla capacità dell’AI di analizzare e sintetizzare informazioni rapidamente, è possibile infatti ottenere analisi più precise sulle spese di viaggio, identificare tendenze e migliorare la gestione delle relazioni con i fornitori. L’adozione di queste tecnologie permette anche di monitorare meglio gli sforzi di sostenibilità e garantire una maggiore attenzione alle normative e alla sicurezza dei dipendenti in viaggio.

Formazione continua per sfruttare l’AI
Nonostante i vantaggi dell’AI, una delle principali sfide è rappresentata dalla mancanza di formazione adeguata. Circa un terzo dei travel manager, secondo gli ultimi dati della nuova edizione del SAP Concur Global Business Travel Survey, ritiene di non ricevere la formazione necessaria per utilizzare al meglio gli strumenti basati sull’intelligenza artificiale. Affinché l’adozione dell’AI abbia successo, è fondamentale infatti che le aziende investano nella formazione continua dei loro team di gestione dei viaggi.

Una gestione più efficiente in tempo reale e una significativa riduzione di rischi e frodi
L’AI nella gestione delle spese aziendali non solo riduce i costi operativi, ma garantisce una gestione delle finanze aziendali più efficace. Permette infatti di automatizzare attività come l’elaborazione delle note spese, migliorando la categorizzazione e permettendo previsioni più precise. Inoltre, fornisce report di spesa in tempo reale, riducendo ritardi nelle riconciliazioni e facilitando decisioni rapide. L’AI si dimostra particolarmente efficace anche nella riduzione dei rischi e delle frodi, identificando automaticamente attività sospette e spese anomale attraverso l’analisi di grandi volumi di dati. Questo rafforza le misure di sicurezza finanziaria e migliora il controllo su ogni transazione con un’applicazione coerente delle regole aziendali, riducendo il rischio di violazioni e la necessità di verifiche manuali.

Come sottolineato da Andrea Piccinelli, Head di SAP Concur Italy: “L’integrazione dell’intelligenza artificiale nei processi Travel & Expense  cambierà le carte in tavola per le aziende che desiderano migliorare la gestione e lo sfruttamento dei dati e a l’aderenza alla compliance aziendale. Poiché l’utilizzo di soluzioni tecnologiche è ormai diventato un must in qualsiasi azienda, l’implementazione di strumenti basati sull’AI è un ottimo modo per consentire ai dipendenti di familiarizzare con questo tipo di tecnologia e conoscerne i vantaggi, agevolando così un’adozione consapevole e rapida”.