T&E: 3 consigli per avere un saldo controllo del budget ed evitare le preoccupazioni ricorrenti dei CFO

In qualità di principali responsabili aziendali delle operazioni e delle condizioni finanziarie delle loro aziende, i Chief Financial Officer (CFO) sono perfettamente consapevoli dei costi legati alla gestione di un’azienda e di come, in alcuni casi, si possano spendere grandi quantità di denaro con facilità.

La recente indagine CFO di Deloitte ha rilevato che, sebbene il sentimento positivo dei CFO si sia ristabilito dopo la pandemia, essi mantengono ancora un atteggiamento strategico difensivo, con una propensione al rischio inferiore ai livelli normali. Di conseguenza, molti sono fortemente concentrati sul controllo dei costi e sulla costituzione di riserve di liquidità.

Inoltre, le tempistiche sempre più stringenti, fanno sì che molti CFO si trovino di fronte a delle preoccupazioni ricorrenti, questo vale anche per la gestione dei viaggi e delle spese – ma come fare per combatterli così da migliorare il controllo del budget? SAP Concur presenta la soluzione ideale per coordinare efficacemente un’azienda attraverso tre accorgimenti che possono spianare la strada dei CFO in tempi turbolenti.

Gestione non ottimale del budget

Tra le questioni più spinose, il gradino più alto nella classifica dei grattacapi dei CFO riguarda la gestione non ottimale del budget. Che si tratti di colleghi che non tengono traccia delle spese del proprio reparto in modo appropriato o che non negoziano tariffe contrattuali ragionevoli, sono numerosi i fattori che possono portare a una gestione non ottimale del budget. Una gestione più efficace dei budget si tradurrà in maggiore precisione nelle previsioni per l’esercizio successivo e oltre. Ma per riuscirci, i CFO devono innanzitutto stabilire maggiori livelli di visibilità e controllo. Più i CFO hanno visibilità sulle spese, più possono utilizzare questi dati per identificare le tendenze, negoziare le tariffe dei fornitori e riallocare la liquidità per liberare il capitale circolante.

Un buon primo passo consiste nell’unificare le soluzioni per i viaggi, le spese e le fatture, in modo che i team finanziari possano integrare e semplificare le operazioni e scalare i processi di spesa senza aggiungere ulteriori risorse. Inoltre, grazie a controlli automatizzati e personalizzabili, i CFO possono mantenere l’azienda agile, adattando i controlli sulle spese per adeguarsi alla politica aziendale in materia di viaggi e spese (T&E) ogni volta che l’azienda ha bisogno di adattarsi o di cambiare rotta. Solo in questo modo le informazioni sulla spesa consentiranno di esaminare l’impatto delle politiche sulle prestazioni aziendali e di continuare a ottimizzare la gestione della liquidità.

Una lenta trasformazione

Come molti CFO sanno, ogni trasformazione richiede tempo, ma ha anche il potere di rivoluzionare un’azienda. Molte imprese non sono pronte a grandi cambiamenti, il che influisce sulla velocità di trasformazione delle stesse, che si trovano così in ritardo rispetto alla concorrenza. Inoltre, la mentalità dei dipendenti e della leadership può influire sulla velocità di trasformazione; pertanto, i leader e i dipendenti devono essere in grado di comprendere il valore che possono aggiungere alla strategia di trasformazione.

Il CFO si trova al centro del team di leadership della propria azienda e, nella maggior parte dei casi, agirà come principale promotore della trasformazione digitale, in quanto detiene i cordoni della borsa. Secondo il Travel & Expense Maturity Application Adoption Model di IDC, i team finanziari sono più efficienti del 36% nell’acquisizione e nella gestione delle note spese una volta avvenuta la trasformazione. Di fronte a una miriade di fattori di disturbo, le aziende di ogni settore stanno prendendo decisioni strategiche per rimanere competitive sul mercato e con il proprio personale. La digitalizzazione, la standardizzazione e l’automazione saranno fondamentali in quanto le aziende si concentrano sulla risoluzione dei problemi dei clienti in modo innovativo e duraturo. Molti CFO stanno investendo in tecnologie come cloud e analytics per favorire la crescita, ma avranno anche bisogno del consenso della leadership e di persone con competenze specializzate. Le capacità analitiche del team finanziario e la sua abilità nel ricavare rapidamente informazioni dai dati finanziari sono importanti quanto gli strumenti digitali per informare il processo decisionale strategico.

Evitare la comunicazione a compartimenti stagni

La mancanza di comunicazione con le parti interessate può ostacolare la trasformazione digitale e ridurre l’efficienza. Per avere successo nel loro ruolo e per guidare una trasformazione digitale di successo, i CFO devono assicurarsi di essere in contatto e di ascoltare tutti gli stakeholder per scoprire quali attività possono essere automatizzate per aumentare l’efficienza e quali sono le sfide da affrontare. Prima di una conversazione iniziale con gli altri stakeholder, i CFO dovrebbero identificare i valori condivisi, in modo da poter trasmettere un messaggio chiaro su come questa trasformazione possa giovare all’azienda nel suo complesso e ai suoi dipendenti.

In un periodo di estrema volatilità dei prezzi, potrebbero emergere anche altri inconvenienti, ma se i CFO sfruttano l’automazione, la trasformazione e la capacità di allineare i punti di vista delle parti interessate, possono impostare la loro organizzazione per il successo. Creando un’esperienza digitale continua per i propri dipendenti, i CFO renderanno più semplice il rispetto delle regole, indipendentemente dal luogo in cui lavorano, con conseguente miglioramento della visibilità e del controllo dei costi.