Siti e applicazioni che facilitano lo smart working

I recenti periodi di emergenza hanno spinto piccole medie imprese ad adottare forme diverse di lavoro a distanza, in molti casi indirizzandosi verso un modello ibrido tra lavoro agile e telelavoro. Per le imprese, questo ha comportato varie forme di riorganizzazione e l’adozione di nuovi strumenti per chi lavora in smart working.

La necessità di nuovi tool e soluzioni ha riguardato aziende, lavoratori e liberi professionisti di tutto il mondo, facilitando così la creazione di nuove applicazioni utili per lo smart working e anche l’evoluzione e adattamento di app già esistenti. Progettati per agevolare diversi aspetti della vita lavorativa, dalla gestione dei progetti alla condivisione di fogli di lavoro, i seguenti strumenti e applicazioni sono stati progettati per migliorare l’efficacia del lavoro a distanza.

Slack

Slack è il tuo ambiente digitale, dice lo slogan dell’azienda nella home page italiana del sito. E chi l’ha provato, probabilmente sarà d’accordo. Slack è una piattaforma di messaggistica progettata per i team aziendali ed è lo strumento di comunicazione ideale per chi lavora da remoto. Il suo punto di forza è l’organizzazione in canali: ogni attività ha il suo canale e il flusso di messaggi segue questa suddivisione, per cui nessuno riceve messaggi o notifiche che non lo riguardano.

Con Slack diventa più semplice collaborare a singoli progetti e portarli avanti, anche se di fatto è una piattaforma collaborativa di messaggistica. La suddivisione in canali elimina i messaggi inutili e consente la condivisione di file di progetto. È possibile, inoltre, comunicare in tempo reale, con messaggi, chiamate vocali, video e condividere lo schermo.

Zoom

Zoom, conosciuto da diverse PMI e professionisti già prima della pandemia, ha letteralmente spopolato durante il lockdown del 2020. Probabilmente non ha bisogno di ulteriori presentazioni, ma ricordiamo che offre una suite completa di strumenti di videoconferenza e comunicazione per le aziende. Il suo prodotto di punta è Zoom Meetings, che consente di organizzare riunioni online con grande facilità. Un altro punto di forza è la disponibilità di una versione gratuita e di una applicazione mobile, per Android e iOS.

We Transfer

Quando si lavora da remoto, potrebbe essere necessario condividere file di qualsiasi dimensione, inclusi documenti, allegati, immagini, video che non è possibile inviare tramite e-mail perché troppo pesanti o perché potrebbero richiedere tempo prezioso per l’upload. Per l’invio di file più grandi, diventa utile l’aiuto di applicazioni web come WeTransfer.

We Transfer è una piattaforma che consente di inviare gratuitamente file fino a 2 GB di dimensione, senza nemmeno necessità di registrazione. Una volta caricato, il file può essere inviato a uno o più destinatari che riceveranno il link per il download, senza intasare quindi la loro casella di posta con file troppo grandi; il file va scaricato entro sette giorni. Con la versione pro, tra le altre cose, si possono inviare e ricevere file fino a 200 GB e si può decidere quando far scadere i trasferimenti. Una ragione in più per usare We Transfer? Nel momento in cui scriviamo, usando il loro servizio anche in versione gratuita (basta accettare i cookie) aiutiamo l’azienda ad ampliare il suo raggio d’azione a favore del pianeta, con oltre 175 mila alberi già piantati.

Dropbox

Dropbox è un veterano tra i servizi presentati in questo articolo. Esiste già dal 2007 ed è ancora tra i migliori servizi di file hosting. È utilissimo per chi lavora in smart working. Basta mettere su Dropbox, ad esempio, la cartella documenti del proprio computer dell’ufficio per ritrovarsi tutti i file e cartelle di lavoro sul notebook usato per lo smart working, ovviamente se questo è consentito dalla policy della propria azienda. Nella sua semplicità ed efficacia è probabilmente insuperabile e permette di accedere ai documenti di lavoro ovunque.

Si può accedere ai propri file via browser, ma il modo più fluido è tramite app desktop (o mobile) che riproduce sul vostro notebook la stessa cartella presente nel computer dell’ufficio, sincronizzando tutti i file e sottocartelle al suo interno. È disponibile un account gratuito di due GB, per un solo utente. Dal 2007 a oggi, sono state sviluppate diverse alternative a Dropbox, come Box, Google Drive, OneDrive.

Preply

Preply è un sito utile per liberi professionisti e per tutti quei dipendenti part time in smart working che necessitano di un lavoro extra. Terminato l’orario di lavoro in azienda o le attività per i propri clienti, ci si può dedicare all’insegnamento su Preply, dove si trovano numerose offerte di lavoro online. Su questa piattaforma è possibile insegnare qualsiasi materia, non solo le lingue e altre materie scolastiche, ma anche arti e hobby come la fotografia, la scrittura, la post produzione video, la musica, la recitazione e altro ancora. L’ideale per chi ha coltivato una passione e desidera insegnarla online.

Anche per chi non è interessato a lavorare come insegnante online, la piattaforma Preply può essere comunque utile a livello professionale, soprattutto per imparare una nuova lingua e sviluppare così le proprie competenze lavorative. Può essere un buon punto di partenza per colleghi e dipendenti che vogliono migliorare la loro conoscenza dell’inglese, del cinese o di qualsiasi altra lingua online, con l’aiuto di un insegnante italiano o di un madrelingua.

Trello

Mantenere i gruppi di lavoro ben organizzati è probabilmente uno degli aspetti più difficili da replicare nello smart working, ma con Trello a loro disposizione, i project manager non devono scoraggiarsi troppo. In primo luogo, per la facilità d’uso: Trello è un’applicazione di gestione dei progetti con cui ci si sente subito a proprio agio e dove non c’è molto da imparare, sia lato project manager, sia lato collaboratori. È una di quelle app in cui basta iscriversi e si è già pronti per lavorare, o quasi.

L’ambiente di Trello è organizzato su più livelli ed è possibile creare una bacheca per ogni singolo progetto. In ciascuna bacheca si possono aggiungere liste di cose da fare e, in ogni lista, singole schede con i dettagli di ciascuna attività. Nelle singole bacheche, si possono invitare uno o più collaboratori e creare reminder. È forse più difficile da spiegare che da usare e, aspetto interessante, dispone di una versione free.

Freedom

Lavorare da casa può portare una buona dose di distrazioni. Per ritornare sulla giusta via e ritrovare la concentrazione, una buona soluzione è usare Freedom, progettato per migliorare la produttività. Lo fa eliminando le distrazioni e le cattive abitudini, spingendo gli utenti a impostare blocchi per siti Web, app o persino per l’intera rete Internet, a seconda delle loro esigenze.

I blocchi possono essere programmati per determinate ore del giorno, impedendo l’accesso a distrazioni comuni come Facebook, Instagram, o Google News. Freedom può essere sincronizzato su diversi dispositivi (PC, Mac, smartphone, tablet), può bloccare sia siti, sia applicazioni e consente di impostare gli orari di ufficio in cui siti e app vanno bloccati. Può sembrare strano, ma creando blocchi è possibile ritrovare la libertà.

Photo by Annie Spratt on Unsplash