La gestione delle informazioni di prodotto è diventata una sfida cruciale per le aziende che operano su più canali di vendita. Come evidenziato da GMDE, un sistema PIM rappresenta una soluzione vantaggiosa per centralizzare e ottimizzare i dati di prodotto, migliorando l’efficienza operativa e garantendo la coerenza delle informazioni.
Cos’è un Sistema PIM: definizione e funzioni base
Il termine PIM, acronimo di Product Information Management, si riferisce a una piattaforma digitale progettata per centralizzare, gestire e distribuire in modo efficiente tutte le informazioni relative ai prodotti di un’azienda. Lo scopo principale di un sistema PIM è garantire che i dati di prodotto siano completi, accurati e coerenti su tutti i canali di vendita e comunicazione, inclusi e-commerce, cataloghi stampati, app mobili e punti vendita fisici.
Un PIM riveste un ruolo cruciale per aziende che operano nei settori e-commerce e retail, dove la qualità e la coerenza delle informazioni sui prodotti possono influire direttamente sulle vendite e sulla soddisfazione del cliente. Si tratta di uno strumento che non solo migliora la gestione dei dati, ma assicura anche una maggiore uniformità nelle descrizioni di prodotto e una più rapida distribuzione delle informazioni.
Vantaggi chiave per il business
L’adozione di un sistema PIM offre numerosi vantaggi concreti per il business, tra cui:
- contenimento degli errori, centralizzando le informazioni, si eliminano le ridondanze e si riducono significativamente gli errori derivanti da dati incoerenti o duplicati:
- riduzione del time-to-market, un PIM consente di velocizzare il processo di lancio di nuovi prodotti grazie alla gestione automatizzata e semplificata delle informazioni;
- gestione multicanale efficace, un unico repository di dati facilita la pubblicazione simultanea delle informazioni su più canali, garantendo coerenza e qualità.
Un esempio pratico dei vantaggi di un PIM può essere osservato nel settore retail: un’azienda che gestisce un ampio catalogo prodotti su più piattaforme, come sito web, marketplace e negozi fisici, spesso riscontra difficoltà nel mantenere aggiornate le informazioni in modo coerente. Con l’implementazione di un sistema PIM, tutti i dati vengono centralizzati e aggiornati automaticamente su ogni canale. Questo non solo riduce gli errori manuali, ma permette di introdurre nuovi prodotti sul mercato in tempi più rapidi, migliorando al contempo l’esperienza del cliente finale
Funzionalità essenziali
Un sistema PIM offre una serie di funzionalità chiave indispensabili per una gestione ottimale dei dati di prodotto:
- centralizzazione dei dati, tutte le informazioni sui prodotti, comprese descrizioni, immagini, specifiche tecniche e contenuti multimediali, vengono raccolte e gestite in un’unica piattaforma;
- gestione degli attributi, ogni prodotto può essere arricchito con un numero illimitato di attributi, personalizzabili in base alle esigenze dell’azienda e dei canali di vendita;
- workflow di approvazione, i sistemi PIM offrono strumenti per definire flussi di lavoro che garantiscono la qualità e l’approvazione dei dati prima della pubblicazione;
- automazione e sincronizzazione multicanale: Grazie a potenti funzionalità di automazione, un PIM può sincronizzare automaticamente le informazioni su tutti i canali, riducendo tempi e margini di errore.
Come implementare un PIM in azienda
L‘implementazione di un sistema PIM richiede una pianificazione accurata e una strategia ben definita. Ecco i principali step del processo:
- analisi delle esigenze aziendali, identificare i requisiti specifici dell’azienda e dei canali di vendita;
- selezione della soluzione PIM, valutare le diverse opzioni presenti sul mercato e scegliere quella più adatta alle esigenze aziendali;
- migrazione dei dati, trasferire i dati esistenti nel nuovo sistema, garantendo la loro qualità e integrità;
- integrazione con altri sistemi, collegare il PIM ai sistemi esistenti, come ERP, CMS e DAM;
- formazione del personale, assicurarsi che il team sia adeguatamente formato per utilizzare il nuovo sistema.
Una timeline realistica per l’implementazione di un PIM varia tra i 3 e i 6 mesi, a seconda della complessità dell’azienda e del volume di dati da gestire. Le best practice suggerite da GMDE includono l’utilizzo di un approccio graduale e la definizione di KPI chiari per monitorare il successo del progetto.
PIM vs altri sistemi di gestione (DAM, CMS, ERP)
PIM non è l’unico sistema di gestione dati utilizzato dalle aziende, ma si distingue nettamente da altre soluzioni come:
- DAM (Digital Asset Management), è più focalizzato sulla gestione dei contenuti multimediali (immagini, video, documenti), mentre il PIM gestisce informazioni strutturate sui prodotti;
- CMS (Content Management System), nella maggior parte dei casi utilizzato per gestire contenuti web e pagine, ma non è progettato per gestire in modo efficace grandi volumi di dati di prodotto;
- ERP (Enterprise Resource Planning), si tratta di un sistema ERP gestisce processi aziendali complessi come logistica, contabilità e magazzino, ma non offre la flessibilità e le funzionalità avanzate di un PIM per la gestione delle informazioni di prodotto.
In generale, un PIM è necessario quando un’azienda deve gestire un vasto catalogo prodotti su più canali e garantire coerenza e qualità delle informazioni.
Costi di un sistema PIM
I costi di un sistema PIM possono variare notevolmente in base a diversi fattori, come il modello di licenza scelto e la complessità delle esigenze aziendali. Esistono tre principali modelli di licenza:
- licenza perpetua, prevede un costo iniziale elevato, ma nessun costo ricorrente, salvo manutenzione e aggiornamenti;
- abbonamento SaaS, richiede un canone mensile o annuale, spesso basato sul numero di utenti o sul volume di dati gestiti;
- pay-per-use, il costo dipende dall’effettivo utilizzo del sistema.
Oltre ai costi di licenza, è importante considerare eventuali costi nascosti, come:
- formazione del personale
- integrazione con altri sistemi
- manutenzione e supporto tecnico
Per calcolare il cosiddetto TCO (Total Cost of Ownership), è fondamentale includere sia i costi diretti che quelli indiretti, come il tempo dedicato dal personale al progetto e le eventuali spese per consulenze esterne.
