Siamo ancora attaccati alla carta? Nonostante la trasformazione digitale, le aziende si affidano ancora alla documentazione fisica

PFU (EMEA) Limited presenta i risultati del report Scanning As An Enabler for Digital Transformation, in cui Quocirca, principale fonte di conoscenza sul mercato del settore della stampa, ha analizzato le opinioni relative a scanner e utilizzo della carta sul posto di lavoro. di 508 organizzazioni in Francia, Germania, Italia, Spagna e Regno Unito, operative in diversi settori, tra cui finanziario e bancario, sanità, settore pubblico e pubblica amministrazione, da 250 a oltre 1.000 dipendenti.

Dall’indagine, condotta a luglio 2022, è emerso che il 52% delle aziende non ha ancora digitalizzato completamente le buste paga, mentre il 69% conserva ancora i dati dei clienti in formato cartaceo. Ha inoltre rilevato che, mentre alcune copie cartacee di documenti importanti, come dati, contratti e documenti di identità dei clienti, vengono distrutte in modo sicuro (10%), il 41% viene abbandonato in ufficio, rappresentando un potenziale rischio per la protezione dei dati. Inoltre, quasi un quarto (22%) degli intervistati ha dichiarato di preferire la carta al digitale per motivi di sicurezza: sembra che esista ancora un ampio divario tra i rischi percepiti associati ai formati digitali e fisici.

L’indagine suggerisce inoltre che l’ecosistema cartaceo all’interno delle organizzazioni continua a dipendere da una serie di fattori, tra cui esigenze dei clienti (29%), preferenze dei dipendenti (25%) e motivazioni legate alla conformità legale (39%).

I risultati del report giungono in un momento in cui il COVID, il fenomeno delle “Grandi Dimissioni” e l’aumento dei costi hanno spostato l’attenzione sulla trasformazione digitale. Nel report Fujitsu Image Scanners Organisational Intelligence Research 2020, realizzato da PFU, le motivazioni principali erano rappresentate da efficienza e redditività; nel 2022, invece, le ragioni appaiono maggiormente orientate verso agilità di business e possibilità di creare un’infrastruttura IT scalabile che consenta di far fronte agli imprevisti (53%).

Per quanto riguarda i principali vantaggi di un’informazione digitale ben organizzata, il 30% ritiene che essa consenta una condivisione più facile delle informazioni, il 30% che semplifichi i processi (percentuale che in Italia sale al 38%), il 29% che eviti perdite di tempo e il 25% che migliori la produttività sul posto di lavoro. C’è la convinzione che le informazioni digitalizzate siano utili all’organizzazione e ai dipendenti, ma i problemi sembrano riguardare il modo in cui raggiungere questi obiettivi.

Nel momento dell’acquisto di un nuovo scanner, l’alta velocità di scansione rappresenta il fattore più importante da considerare per il 45% degli intervistati, con la stessa percentuale che indica l’integrazione con i sistemi aziendali e il 44% la qualità dell’immagine. Per quanto riguarda gli scanner attuali utilizzati, il 33% è insoddisfatto di errori di alimentazione e inceppamenti, il 26% della velocità e il 22% dalla qualità della scansione.

“È evidente che le organizzazioni si affidano ancora alla carta per molte attività quotidiane, un aspetto che potrebbe essere considerato problematico dal punto di vista della sicurezza e forse indicativo di un gap di formazione tra aziende e dipendenti per quanto riguarda l’archiviazione e la gestione della carta,” commenta Louella Fernandes, Director di Quocirca.

“Per molte organizzazioni la carta rappresenta ancora una parte importante dei processi operativi. Anche chi ha ridotto al minimo l’uso di documenti cartacei interni, si trova comunque a dover gestire quelli proveniente da fonti esterne. Per acquisire efficacemente le informazioni in entrata, le aziende dovrebbero cercare di digitalizzare il primo punto di contatto e mettere in atto policy per garantire che i documenti fisici siano gestiti in modo adeguato e sicuro,” aggiunge Hiroaki Kashiwagi, President e CEO di PFU EMEA.

Il report completo è disponibile qui.

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