Sales Forecast: come rendere le previsioni più efficaci grazie alle “quote di vendita”

La pianificazione delle vendite o sales forecast è un tassello cruciale di qualsiasi strategia aziendale di successo e in questo contesto la definizione delle quote di vendita gioca un ruolo centrale, spesso sottovalutato. Per quote di vendita si intende il valore del sell-in che un determinato venditore/sales team deve raggiungere in un certo arco di tempo. Lo stesso approccio può essere preso anche nei confronti di un punto vendita o di un cluster di negozi di una certa area.

In altre parole, le quote di vendita sono gli obiettivi che devono essere conseguiti per portare l’intera organizzazione verso il traguardo totale di fatturato. Target utili però anche da una parte per valutare le singole performance – e intervenire là dove è necessario – e incentivarle supportando così il raggiungimento o anche il superamento dell’obiettivo dell’intera organizzazione. Dall’altra per disporre di una pianificazione delle vendite più precisa perché definita tenendo conto delle singole realtà. In particolare in Italia, le dinamiche di mercato e competitive sono anche molto diverse lungo la Penisola e questo aspetto va considerato.

Nel dettaglio, le quote sono determinate considerando una combinazione di fattori, tra cui i dati storici delle vendite, il trend della domanda, la presenza di competitor, la strategia aziendale nel suo complesso ma anche la sua cultura e filosofia.

Per stabilire le quote di vendita in modo efficace, è necessario stabilire obiettivi realistici che non siano né irraggiungibili né troppo cautelativi e nello stesso tempo valutare attentamente i singoli territori di vendita e la sua assegnazione.

Una pianificazione territoriale affrettata può infatti avere conseguenze significative. Tra queste, un calo dei ricavi, il mancato raggiungimento delle quote di vendita, un morale basso tra chi si trova sul campo, l’esaurimento delle risorse e l’insoddisfazione dei clienti. Questi effetti negativi influenzano non solo i risultati aziendali, ma anche la reputazione sul mercato.

Ottimizzare la pianificazione delle vendite anche su base territoriale è quindi fondamentale ma è altrettanto importante comprendere che è un processo organizzativo che per essere efficace deve fondarsi sull’uso di tecnologie avanzate e un approccio collaborativo.

Ci sono tre best practice da adottare in questa direzione:

1. Coinvolgere l’organizzazione nella definizione delle quote per costruire credibilità e fiducia. Le quote devono sfidare i venditori senza diventare irrealistiche. Un processo chiaro di gestione con una fase sia top down sia bottom up e un piano di incentivazione sono utili a raggiungere questo equilibrio e raccogliere il massimo consenso;
2. Utilizzare al meglio gli analytics per prendere decisioni sulla base dei dati. Aumentare le quote di vendita dell’anno precedente del 5/10%, è una ricetta molto diffusa ma empirica.
3. Misurare le pipeline in itinere. Durante la fase di misurazione è necessario gestire correttamente la pipeline di vendita ovvero la rappresentazione grafica del punto in cui i differenti clienti potenziali si trovano all’interno del processo di vendita per stimare quante vendite si possono realisticamente chiudere in quel determinato arco temporale. Inoltre verificare regolarmente le pipeline serve a determinare anche la fattibilità delle quote assegnate e a risolvere rapidamente eventuali problemi.

Oltre a ciò, la tecnologia fornisce ulteriore aiuto attraverso l’uso di software di ottimizzazione dei territori di vendita che permettono alle aziende di pianificare le zone in base a diversi parametri come carico di lavoro, potenziale di vendita, vincoli geografici e tempi di viaggio. Questi strumenti sono attualmente in grado di offrire funzionalità avanzate che aiutano a massimizzare le risorse e le prestazioni di vendita grazie a:

• Visualizzazione basata su mappe: questa funzione permette ai responsabili delle vendite di vedere dati importanti come clienti, rappresentanti e lead su una mappa, facilitando decisioni informate;
• Allineamento del territorio: questi software sono in grado di allineare i territori in cluster basati su dati come clienti, punti di interesse e concorrenza, garantendo una distribuzione equa delle risorse e bilanciando i carichi di lavoro;
• Segmentazione dell’area: in questo caso le aree sono divise in base a criteri specifici come dati demografici e tendenze di mercato, evitando sovrapposizioni e garantendo una copertura bilanciata e quindi ottimale;
• Analisi predittiva: l’utilizzo di modelli di machine learning consente di analizzare dati storici e comportamenti dei clienti, prevedendo tendenze future;
• Gestione delle prestazioni: questa funzione fornisce infine dati e approfondimenti sui parametri chiave per monitorare e migliorare le prestazioni di vendita nei diversi territori.

In particolare i software di performance management sono in grado di aumentare l’efficienza delle vendite collegando i dati relativi alla pianificazione delle vendite nei singoli territori e a quelli sulla loro esecuzione e quindi permettendo di monitorale l’avanzamento del fatturato e di intervenire conseguentemente soprattutto la dove si manifesta un gap prima che sia difficilmente gestibile.

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Antonio D'Agata

Partner e Director Strategic Accounts di Axiante