Remote working: cinque consigli per il controllo dei costi dei dipendenti

La pandemia ha reso il lavoro da remoto una pratica diffusa per diversi lavoratori in tutto il mondo. E con più tecnologia, applicazioni e procedure svolte sul cloud, l’home office è una tendenza che non mostra segni di rallentamento.

Le aziende stanno infatti riscontrando ulteriori vantaggi nel consentire al personale di lavorare da remoto: riduce il tempo che i pendolari trascorrono in viaggio, consente alle organizzazioni di assumere dipendenti di talento da tutto il mondo e offre maggiore flessibilità ed equilibrio tra lavoro e vita privata.

Tuttavia, come per qualsiasi nuovo ambiente di lavoro, ci sono sfide da superare. Con così tanti dipendenti che ora lavorano da casa, è probabile che la policy del work-from-home di un’azienda venga messa alla prova. È quindi fondamentale trovare anche un equilibrio con l’esperienza lavorativa dei dipendenti, garantendo al contempo che le organizzazioni ottengano i dati necessari per adattarsi rapidamente ai cambiamenti e mantenere il controllo delle finanze.

Al fine di supportare le aziende in difficoltà, ecco cinque suggerimenti di SAP Concur per aiutare le imprese a ottenere una migliore gestione e controllo sulle proprie finanze:

• Attivare nuove policy: potrebbe essere necessario rivedere o modificare la policy di spesa di un’azienda, anche se solo temporaneamente. Ad esempio, mentre in circostanze normali ai dipendenti non sarebbe consentito richiedere il rimborso dei costi di connessione o del riscaldamento, potrebbe essere necessario riconsiderare questo approccio. Pensare a questi aspetti dimostrerà l’impegno pratico nei confronti dei lavoratori.
  Quando si implementano nuove policy di spesa per il lavoro da casa, le imprese dovrebbero inoltre cercare di formare un team per rivedere e offrire nuovi stimoli. Questi stakeholder hanno il ruolo di comunicare all’azienda se hanno ricevuto domande su altri tipi di spese dei dipendenti che lavorano da remoto, magari non prese in considerazione. Quando si implementa una nuova policy o un suo aggiornamento, devono essere comunicati in modo chiaro e regolare a dirigenti e dipendenti per garantire che tutti siano d’accordo con i cambiamenti.
• Implementare strumenti tecnologici per “modernizzare” i processi: man mano che i dipendenti si sentono a proprio agio a lavorare da casa è più facile implementare nuove policy, programmi o strumenti che contribuiscono a rendere le cose più semplici per i lavoratori, i manager e il dipartimento finanziario. Questo è inoltre un momento utile per rivedere le normative e i requisiti locali e internazionali per assicurarsi che le policy di viaggio e spese siano ancora conformi.
  Un modo per modernizzare un processo di gestione delle spese è anche quello di ridurre i pagamenti cartacei, in modo tale che un’azienda possa agire anche su aspetti sostenibili.

• Ottimizzare le opportunità di rimborso dell’IVA: in tutto il mondo si stima che le aziende spesso non recuperano i costi di viaggio e spese, che potrebbero però rappresentare una parte sostanziale delle entrate. Il recupero dell’IVA però è più facile a dirsi che a farsi: i processi di recupero manuale sono soggetti a errori e inadatti alla rete sempre più complessa di normative sul rimborso, governative e nazionali. La digitalizzazione del processo di recupero può aiutare perché sfrutta la potenza dell’intelligenza artificiale e dell’apprendimento automatico. Negli ultimi anni, sul mercato sono disponibili nuovi strumenti che rilevano automaticamente le spese ammissibili all’IVA, convalidano le ricevute e ottimizzano il potenziale di rimborso. 

• Ottenere un maggiore controllo sui costi: per supportare i lavoratori da remoto, diventa ancora più essenziale ottenere una maggiore visibilità sulla spesa aziendale nel suo insieme.
  Fortunatamente, gli strumenti digitali possono aiutare a identificare eventuali viaggi non conformi effettuati dai dipendenti tramite prenotazioni esterne. Inoltre, la tecnologia può essere utilizzata per approfondire delle categorie di spesa in modo che le aziende possano trovare opportunità per ridurre spese inutili. Ad esempio, è anche possibile scoprire quali fornitori sono i più utilizzati in modo da poter provare a negoziare potenziali sconti. Nel complesso, la tecnologia può aiutare le organizzazioni a rivedere i flussi di lavoro per valutare se l’azienda richiede ulteriori approvazioni per garantire risparmi sui costi e l’applicazione delle policy.

• Educare i dipendenti: un improvviso incremento di dipendenti che lavorano da casa può significare un numero maggiore di utenti che effettuano spese. Ciò significa che le aziende devono comunicare con i nuovi utenti e fornire loro la formazione necessaria per utilizzare gli strumenti in modo efficace. I metodi di formazione in ufficio potrebbero non essere adatti o addirittura possibili da erogare ai lavoratori in smart working; quindi, è importante rivedere i corsi di formazione, la loro erogazione e i contenuti per garantire che soddisfino le esigenze di chi lavora da remoto.

Per abituarci alla nuova normalità, i leader che si concentrano sul supporto dei propri dipendenti a breve termine e utilizzano questo periodo come un’opportunità per aumentare la resilienza aziendale a lungo termine guadagneranno la fiducia e il supporto del personale. Ciò aumenterà senza dubbio le entrate finanziarie e l’esperienza dei dipendenti, rendendo l’attività più sostenibile nel lungo periodo.