Obbligo per l’impresa di adottare assetti organizzativi adeguati: che fare?

Il rinvio dell’entrata in vigore del Codice della crisi e dell’insolvenza previsto nel Decreto liquidità non si applica alle norme, già operative dallo scorso anno, che stabiliscono l’obbligo per le imprese di dotarsi di assetti organizzativi, amministrativi e contabili adeguati alla natura e alle dimensioni dell’impresa, anche in funzione della rilevazione tempestiva della crisi di impresa e della perdita della continuità aziendale.

In parole semplici: tutti gli imprenditori che operano in forma collettiva o societaria hanno l’obbligo di dotare la propria azienda di un assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato, rischiando, altrimenti, di essere soggetti ad azioni di responsabilità e condannati al risarcimento dei danni.

Ma cosa significa assetti organizzativi, amministrativi e contabili e, soprattutto, quando possono dirsi adeguati?

Senza presunzione di esaustività potremmo definire come:

• assetto organizzativo: il sistema di funzioni, poteri, deleghe, procedure e processi decisionali in cui viene strutturata l’impresa, idoneo a individuare con chiarezza i compiti e le responsabilità dei soggetti coinvolti nella gestione;
• assetto amministrativo: l’insieme delle procedure interne finalizzate a assicurare un corretto svolgimento dell’attività aziendale (es. iter autorizzativi dei pagamenti, procedure di carico/scarico merci…);   
• assetto contabile: l’insieme delle procedure finalizzate ad una corretta rilevazione dei fatti contabili (es. predisposizione periodica di budget, programmi di contabilità…).

Tutti e tre gli assetti devono considerarsi un tutt’uno e possono dirsi adeguati quando appaiono compatibili con la natura, le dimensioni e l’oggetto sociale.

Infatti, come per fortuna previsto dalla normativa, l’adeguatezza dell’assetto potrà variare in base al tipo di impresa: è evidente che non si potrà pretendere da una PMI a base familiare un assetto simile a quello di una multinazionale; analogamente, ad una rivendita alimentare al dettaglio gestita in forma societaria non potrà essere richiesto l’assetto necessario, invece, per una casa farmaceutica.

Attenzione però!

La valutazione di adeguatezza andrà fatta dall’organo amministrativo non una volta per tutte ma costantemente, per tutta la vita dell’impresa e spetterà all’organo di controllo, se previsto, verificare quantomeno che tale valutazione sia fatta sulla base di informazioni sufficienti e che non conduca a risultati irragionevoli.

Visti i trend attuali, è naturale aspettarsi che il fatto che Ci sia un assetto organizzativo adeguato sarà sempre più considerato nella valutazione complessiva dell’impresa da parte dei fornitori, dei clienti e, ancora di più, dagli istituti di credito e dagli enti erogatori di finanziamenti.

In concreto, allora, quali misure adottare?

Sono stati individuati da più parti degli indici di adeguatezza (qui riportiamo quelli elaborati dal Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili ma ve ne sono anche altri):

• l’adozione di organigramma e funzionigramma;
• la precisa attribuzione dei poteri decisionali e delle deleghe;
• l’esistenza di procedure di gestione del rischio;
• l’attendibilità dei flussi informativi;
• la presenza di procedure che assicurino che il personale sia competente ed adeguato a svolgere la propria funzione;
• la presenza, la diffusione e l’aggiornamento delle procedure aziendali.

Tali indici, come si è detto, dovranno essere adattati alla natura e alle dimensioni dell’impresa ed è evidente che nelle PMI la struttura organizzativa potrà avere una minore formalizzazione in considerazione della maggior semplicità dei processi aziendali. Tuttavia, anche per queste imprese, sarà necessario adottare un approccio basato sul rischio, superando per forza di cose l’atteggiamento del “ho sempre fatto così” e focalizzandosi non più solo sulla produttività aziendale ma anche sull’organizzazione, mettendo in conto di avvalersi, ove occorra, di consulenti specializzati.