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title: "Lotta alle frodi sulle spese aziendali: perdite, in media, fino 25.000€ all’anno per una realtà di 250 dipendenti e un impegno settimanale di più di 2 giorni lavorativi per chi deve controllarle"
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author: "Redazione"
published: 2021-11-11T07:04:44+01:00
modified: 2021-11-10T20:41:57+01:00
publisher: "Il Giornale delle PMI"
language: it
sections: ["INFOIMPRESA", "La rassegna dell'una"]
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# Lotta alle frodi sulle spese aziendali: perdite, in media, fino 25.000€ all’anno per una realtà di 250 dipendenti e un impegno settimanale di più di 2 giorni lavorativi per chi deve controllarle

*Redazione · 11 Novembre 2021 · Il Giornale delle PMI*

> Due dipendenti su cinque affermano che non è corretto ignorare le policy aziendali in materia di spese, ma la metà dei dipendenti italiani ritiene che le frodi fino a 208€ siano accettabili.

Quasi la metà dei dipendenti italiani ritiene che **le frodi fino a 208€ siano accettabili**, mentre una minoranza afferma che **ignorare le policy di spesa sia inammissibile.** Lo rivela il sondaggio condotto a settembre da **SAP Concur**, *“The Hidden Cost of Expense fraud and Non-Compliance”*, su 2.500 dipendenti che viaggiavano regolarmente per lavoro prima della pandemia, 750 responsabili delle decisioni finanziarie e 750 responsabili delle decisioni di viaggio in aziende di Francia, Germania, Italia, Benelux, Paesi nordici, Spagna e Regno Unito. La ricerca delinea inoltre l’atteggiamento e la comprensione delle spese aziendali e di come le imprese cercano di prevenire le frodi, anche grazie all’implementazione di nuove tecnologie\*.

 

### **Le frodi dei dipendenti sulle spese aziendali**

 

In Italia, tra i cinque comportamenti fraudolenti più comuni si registrano **spese di chilometraggio arrotondate** (33%), **addebiti per cene o pranzi privati al ristorante** (32%), **addebiti per attrezzature da ufficio personali** (30%), **o per alcolici non coperti dalla corporate policy** (29%) e **spese telefoniche arrotondate** (33%). In base al sondaggio solo **due dipendenti su cinque** (il 41%) affermano che **non è corretto ignorare le policy** **aziendali in materia di spese**.

 

Si è stimato, infatti, che se tutti i dipendenti di un’azienda di 250 persone adottassero questi comportamenti, la **perdita annua ammonterebbe a circa 24.440€ per frode sulle spese**, quasi 10.000€ in più rispetto alla media delle realtà intervistate a livello EMEA (Europa, Medio Oriente e Africa).

 

### **Spese fraudolente: percezioni e problematiche**

 

Le **spese fraudolente** vengono tollerate dai dipendenti perché vengono **percepite come una sorta di compensazione** per il denaro personale ​​che devono spendere quando lavorano da casa (21%), per gli straordinari non pagati (21%), per il tempo trascorso in viaggi di lavoro (21%), a causa di uno stipendio basso e non commisurato al loro ruolo (17%).  
 I**l 30%** degli intervistati, invece, **afferma che le policy e spese di viaggio in vigore della propria azienda sono adeguate ed eque**, percentuale però inferiore alla media EMEA del 35%.

 

Per il proprio interesse personale, i dipendenti italiani risultano disposti ad aggirare le regole sulle spese e al contempo i **responsabili di viaggi e finanziari non possiedono una conoscenza dettagliata della propria policy di spesa**, rischiando così di non prendere le misure necessarie a garantire che l’azienda e i dipendenti la comprendano e la applichino. Emerge infatti che circa un quarto dei responsabili di viaggi e finanziari (il 26%) comprenda cosa potrebbe essere considerato una richiesta di rimborso fraudolenta.

 

Di conseguenza, pochi dipendenti sono consapevoli delle policy di spesa e delle implicazioni delle loro violazioni:

 

- poco più di un terzo (34%) è a conoscenza delle policy sulle spese di viaggio messe in atto dalla propria organizzazione, valore inferiore alla media EMEA (37%)
- meno di un dipendente italiano su cinque (18%) conosce le politiche di lavoro da casa che la propria organizzazione ha messo in atto, un aspetto che potenzialmente indica un problema più ampio relativo al coinvolgimento e alla comunicazione ai dipendenti
- solo un terzo (34%) dei responsabili di viaggio e finanziari afferma che i dipendenti comprendono i rischi e le ripercussioni della presentazione di una richiesta di rimborso fraudolenta, sia a livello personale che per l’azienda

 

### **I responsabili di viaggio e finanziari perdono più di due giorni di lavoro su cinque nella lotta alle frodi**

 

Benché la lotta alle frodi sembri un’attività a bassa priorità, è fondamentale implementare una policy che le contrasti partendo dalla costruzione e diffusione una cultura d’impresa e l’utilizzo della tecnologia appropriata. In Italia solo **un’azienda su tre promuove iniziative di sensibilizzazione** alle frodi e formazione sulla prevenzione, inoltre il 66% dei dipendenti non comprende i rischi in cui incorrono loro o l’azienda e il 18% ritiene che le cifre che stanno sovraccaricando siano così piccole da non nuocere sul bilancio.

 

La lotta alle frodi richiede quindi molto tempo ai responsabili di viaggio e finanziari che si affidano spesso a metodi onerosi e poco sofisticati. È stato stimato che entrambi i team trascorrono **più di due giorni lavorativi alla settimana (18,2 ore)** cumulativamente **nella lotta alle frodi**, monte ore che supera la media EMEA, che ammonta a 17,4 ore. Questo tempo è distribuito su una varietà di attività come il pre-rimborso per il rilevamento delle frodi (3,7 ore) e la risoluzione di problemi di conformità durante le revisioni dovuti a invii fraudolenti (3,4 ore).

 

Questo perché un numero sorprendente alto di aziende è ancora bloccato nell’era “carta e penna” quando si tratta di processi di spesa:

 

- un quarto (25%) dei responsabili di viaggio e finanziari afferma che il proprio processo di spesa non è digitalizzato
- il 23% afferma di non disporre dei dati necessari per valutare potenziali frodi sulle spese
- poco meno di un terzo (30%) utilizza la gestione automatizzata delle spese, valore, in questo caso, superiore alla media EMEA (25%)

 

### **La tecnologia a supporto della lotta alle frodi: dubbi e soluzioni**

 

Ancora poche aziende stanno implementando soluzioni tecnologiche per la gestione delle spese e la prevenzione delle frodi, questo perché non possiedono le risorse adatte all’adozione della tecnologia e temono che possa avere conseguenze indesiderate per la privacy e la cultura.  
 Nello specifico, il **56% dei responsabili di viaggio e finanziari si preoccupa per le implicazioni sulla sicurezza dei dati e/o sulla privacy derivanti dall’utilizzo di strumenti di intelligenza artificiale**, valore superiore alla media EMEA (49%). Meno della metà (47%) teme che gli strumenti di intelligenza artificiale possano produrre falsi positivi, mentre due su cinque (41%) temono che i dipendenti possano opporsi all’uso di strumenti di intelligenza artificiale nel processo di conformità. Infine, il 40% di loro teme che l’IA possa rendere il loro lavoro inutile.  
 **Molti manager, inoltre, affermano di essere limitati nell’’introduzione dell’intelligenza artificiale dai costi elevati** (secondo il 50%) e **dall’incapacità del proprio team di usare gli strumenti di intelligenza artificiale in modo efficace** (per il 49%).  
 Automatizzando i processi più banali, tuttavia, i team di viaggio e finanziari si potrebbero concentrare maggiormente sull’educazione aziendale sulle policy e sui pericoli della non conformità. L’intelligenza artificiale permette anche di identificare modelli e prevenire le frodi. Tra i principali benefici il 63% dei responsabili di viaggio e finanziari ritiene che gli strumenti di intelligenza artificiale possano aiutare a rilevare le frodi e quasi il 61% sostiene che gli strumenti di intelligenza artificiale possano aiutare a semplificare i processi di conformità. **Per ridurre o evitare la richiesta di rimborsi spese fraudolente** il 34% dei responsabili di viaggio e finanziari hanno organizzato corsi di formazione sulla consapevolezza e la prevenzione delle frodi **per i dipendenti**, il 32% hanno introdotto il **controllo delle spese tramite carte di credito aziendali**, il 30% la **gestione automatica delle spese**, il 30% il **controllo manuale a campione** **e il 28% l’intelligenza artificiale**.

 

\*METODOLOGIA DELLA RICERCA

 

Il report “The Hidden Cost of Expense fraud and Non-Compliance” si basa sulle opinioni di 2.500 dipendenti che viaggiavano regolarmente per lavoro prima della pandemia, nonché su 750 responsabili delle decisioni finanziarie e 750 responsabili delle decisioni di viaggio nelle aziende. Il sondaggio è stato condotto in Francia, Germania, Italia, Benelux, Paesi nordici, Spagna e Regno Unito da Opinium nel settembre 2021.

 

In Italia sono state intervistate 300 persone che hanno viaggiato regolarmente per affari prima della pandemia, 100 decision maker finanziari e 100 responsabili di viaggio.

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Fonte: [Lotta alle frodi sulle spese aziendali: perdite, in media, fino 25.000€ all’anno per una realtà di 250 dipendenti e un impegno settimanale di più di 2 giorni lavorativi per chi deve controllarle](https://giornaledellepmi.it/lotta-alle-frodi-sulle-spese-aziendali-perdite-in-media-fino-25-000e-allanno-per-una-realta-di-250-dipendenti-e-un-impegno-settimanale-di-piu-di-2-giorni-lavorativi-per-chi-deve-controllar/), Il Giornale delle PMI.