La magia della scadenza imminente
Il mondo si è messo d’accordo per farci lavorare dalle 9 del mattino alle 5 del pomeriggio. E dato che per quelle ore dobbiamo lavorare, siamo abituati a creare attività per riempirle. Questo orario è un accordo sociale collettivo, frutto di un approccio che misura le ore di lavoro e non i risultati del lavoro. Com’è possibile che tutte le persone del mondo abbiano bisogno esattamente di otto ore per svolgere il proprio lavoro? La convenzione 9-17 è arbitraria.
Nella maggior parte dei casi, anche gli imprenditori sono permeati dalla cultura 9-17. Di conseguenza adottano lo stesso schema, che sia funzionale o meno. Anzi restano spesso in azienda a oltranza, che abbiano o meno bisogno di otto ore al giorno per produrre il loro reddito e svolgere il ruolo di capo azienda.
Dato che abbiamo otto ore di lavoro al giorno da riempire, ne riempiamo otto. Se ne avessimo dodici, ne riempiremmo dodici.
Ma cosa succede se c’è un’emergenza e abbiamo improvvisamente bisogno di lasciare il lavoro entro due ore, anche se abbiamo una scadenza improrogabile? Come per magia, portiamo a termine l’attività in scadenza in due ore. Stiamo applicando la legge di Parkinson.
Racconta Tim Ferriss, imprenditore e investitore di successo, nel suo podcast: “Ero arrivato all’università che frequentavo, nervoso e incapace di concentrarmi. La prova finale, che valeva il 25 % della votazione del semestre, doveva essere consegnata entro ventiquattro ore. Avevo scelto di intervistare i massimi dirigenti di una start-up e di redigere un’analisi approfondita del loro modello di business.
Ma i vertici dell’azienda che si era resa all’inizio disponibile decisero improvvisamente che non avrei potuto intervistare due figure chiave né usare le loro informazioni a causa della riservatezza degli argomenti, in vista di un’imminente quotazione in borsa.
Ero bloccato.
A fine lezione avvicinai il docente e gli chiesi una proroga sulla consegna della ricerca. Gli spiegai la situazione. Il professore sorrise, prima di rispondere senza il minimo segno di preoccupazione: Credo che ce la farai. Gli imprenditori non sono quelli che fanno succedere le cose?
Ventiquattr’ore dopo e un minuto prima della scadenza, mentre il suo assistente stava chiudendo l’ufficio, consegnai le trenta pagine della prova finale.
Mi ero rivolto a un’altra società che avevo individuato, intervistato e analizzato nei minimi particolari nel corso di un’intensa non-stop notturna di attività. Alla fine, riuscii a scrivere la cosa migliore degli ultimi quattro anni e a prendere il massimo dei voti.”
Questo esempio richiama la legge di Parkinson.
La legge di Parkinson afferma che l’importanza di una attività e la complessità percepite aumentano in rapporto al tempo assegnato per la sua esecuzione.
In altri termini, se abbiamo ventiquattr’ore per portare a termine un progetto, la pressione del tempo ci costringerà alla massima concentrazione e quindi faremo esclusivamente l’essenziale.
Se abbiamo una settimana per fare la stessa cosa, diventerà una montagna da scalare.
Il prodotto finale della scadenza più ravvicinata è spesso di qualità pari o superiore, per via della maggiore concentrazione.
Esistono due approcci sinergici all’incremento della produttività, le due facce della stessa medaglia:
1.Legge di Pareto:
Limita le attività all’essenziale: l’80% dei risultati è frutto del 20% di ciò che fai.
2. Legge di Parkinson:
Abbrevia il tempo di lavoro, per limitare le attività all’essenziale.
La soluzione migliore consiste nell’utilizzarle entrambe: identificare le poche attività veramente importanti che contribuiscono alla maggior parte delle entrate e programmarle con scadenze molto ravvicinate e definite.
Se non identifichiamo gli obiettivi critici e non fissiamo tempi stretti per raggiungerli, ciò che è marginale diventa importante.
D’altra parte, anche se sappiamo cos’è decisivo, senza scadenze che creino concentrazione, gli obiettivi minori che ci assediano consumeranno tempo finchè un’altra manciata di dettagli li sostituirà, lasciandoci alla fine della giornata senza avere realizzato le nostre priorità.
La maggior parte degli input sono inutili e il tempo viene usato, anche sprecato, in proporzione alla quantità di tempo che ritieni di avere a disposizione.
Le performance snelle e il tempo libero cominciano quando limitiamo, in modo consapevole e intenzionale, le ore disponibili per fare le cose.
La frase di oggi
“Pensa molte cose. Fanne una”, proverbio portoghese.
