Il recupero dei crediti aziendali: come assicurare il miglior risultato con il minor costo possibile

Recupero dei crediti aziendali: ottenere il maggior risultato possibile al minor costo possibile

Il recupero crediti è una problematica che riguarda tutte le aziende.

Non esiste (purtroppo) una formula magica in grado di far sì che tutti i crediti vantati da un’impresa vengano incassati; in questo senso, crediti insoluti costituiscono una componente inevitabile dell’attività d’impresa.

Tuttavia, vi sono delle strategie ben precise che ogni azienda, indipendentemente dalle dimensioni e dal settore di attività, può e deve adottare per:

• limitare il sorgere di crediti insoluti;
• recuperare in modo efficace i crediti.

In entrambi i casi, l’obiettivo delle aziende è unico: ridurre i crediti insoluti entro un limite fisiologico, tale da non danneggiare eccessivamente l’impresa e consentire l’ottenimento dei diversi obiettivi aziendali, previsti o comunque auspicati.

Recuperare i crediti aziendali efficacemente significa adottare un insieme di strategie finalizzate a far sì che possa essere recuperato il maggior importo di crediti possibile, al minor costo possibile. In altri termini, per le aziende recuperare i crediti in modo efficace significa raggiungere il miglior rapporto possibile tra costi e benefici.

Come è possibile ottenere questo risultato?

La tempestività nel recupero dei crediti

La prima regola che le aziende devono seguire per recuperare i crediti in modo efficace è la tempestività nell’attivarsi per il recupero dei crediti.

È statisticamente dimostrato che la probabilità di ottenere il soddisfacimento del credito è inversamente proporzionale ai tempi di reazione del creditore: tanto più si attende per attivarsi a fronte di un insoluto, tanto minori sono le probabilità di recuperare il credito.

Possiamo dunque affermare che recuperare un credito è una corsa contro il tempo.

Tempestività nell’attivare la procedura di recupero crediti significa:

• inviare prima possibile la fattura al cliente (accertandosi, anche telefonicamente, che il cliente abbia ricevuto la fattura);
• inviare solleciti (telefonici e scritti) tempestivi al debitore.
• Scaduta la fattura, pochi giorni dopo (2-3 gg.) è opportuno un primo sollecito telefonico (il cui esito dovrebbe essere condiviso con le funzioni aziendali competenti). La telefonata dovrebbe avere un tono:
• garbato, amichevole
• non aggressivo e non minaccioso
• disponibile all’ascolto del cliente
• proattivo (improntato alla ricerca di soluzioni)
• chiaro, deciso e risoluto.

Parlare con i clienti (morosi) non è semplice; non può essere lasciato all’improvvisazione, ma implica la conoscenza di tecniche precise (soft skills), apprese mediante apposita formazione da parte del personale addetto.

Dopo il sollecito telefonico, è opportuno passare a solleciti scritti, con tempi serrati:

• entro 7-10 gg. dalla scadenza di pagamento della fattura: primo sollecito (bonario);
• entro 5-7 gg. dalla scadenza assegnata con il primo sollecito: secondo sollecito (non bonario: minaccia di recupero credito tramite legale).

Scaduto il secondo sollecito senza esito, è opportuno affidare immediatamente la pratica al legale. Il legale dovrebbe quindi ricevere la pratica (e inviare la lettera di sollecito al debitore) non oltre 1 mese dalla scadenza della fattura.

È opportuno inviare solleciti tempestivi a tutti i clienti, indipendentemente da:

• ammontare del credito (quindi anche micro crediti);
• grado di fidelizzazione, anzianità, conoscenza del cliente.

Non sollecitare, o sollecitare in modo troppo «soft» i clienti “storici”, è un errore: statisticamente, le brutte sorprese arrivano proprio da tali clienti, nei cui confronti l’impresa abbassa il livello di guardia e attenzione.

Sollecitare un cliente non significa perdere il rapporto commerciale, se si adottano opportune cautele (es. avvertirlo prima telefonicamente). Sollecitare sempre tutti i crediti ha un effetto moralizzatore e persuasivo nei confronti dei clienti.

I piani di rientro rateali

E se il debitore (ricevuto il sollecito) chiede una riduzione del credito e/o un pagamento rateale?

La richiesta del debitore deve essere tendenzialmente valutata in modo positivo, in quanto un recupero del credito in via bonaria (stragiudiziale), ancorché ridotto o dilazionato, consente di ottenere un risultato positivo in breve tempo e senza le incognite, i costi e i tempi di un recupero giudiziale (su questi aspetti ci soffermeremo in un prossimo articolo).

Dunque, porte aperte a un accordo con il debitore per il recupero del credito a saldo e stralcio e/o rateale, purché:

• l’ammontare della riduzione e/o delle rate sia stabilito in modo congruo, in relazione all’ammontare del credito e alla situazione finanziaria del debitore
• sia sempre coinvolto il legale dell’impresa, sia nella valutazione e redazione dell’accordo con il debitore che nella redazione dell’accordo (che quindi deve essere sempre scritto).

Cos’è l’analisi preventiva di solvibilità del debitore

Un aspetto di centrale importanza per impostare in modo corretto ed efficace il recupero dei crediti aziendali è costituito dall’analisi preventiva di solvibilità del debitore. 

Si tratta di un’analisi molto spesso sottovalutata o addirittura ignorata, e che invece è assolutamente fondamentale per assicurare all’impresa un rapporto ottimale tra costi e benefici.

Se i tentativi di recupero stragiudiziale del credito – effettuati tempestivamente dall’impresa e dal legale tramite lettere di sollecito e intimazioni ad adempiere – sono fallite, è assolutamente sconsigliabile iniziare direttamente un’azione legale giudiziale per il recupero del credito.

Intraprendere una procedura giudiziale di recupero del credito senza alcuna valutazione preventiva circa la solvibilità del debitore è un po’ come iniziare un viaggio in macchina di notte a fari spenti; così facendo si rischia di addossare all’impresa creditrice ulteriori costi inutili. 

In tal modo, infatti, l’impresa sostiene delle spese legali per il recupero – che possono essere anche ingenti – senza sapere se vi siano probabilità di recuperare il credito, cioè se vi siano beni del debitore da sottoporre a pignoramento.

Senza analizzare preventivamente il grado di solvibilità del debitore, il creditore rischia quindi di subìre un duplice danno: non solo non riesce a recuperare il credito, ma va incontro ad un ulteriore costo (che può essere anche rilevante) dato dalle spese legali, che non potrà in alcun modo recuperare né ammortizzare.

Come effettuare l’analisi preventiva di solvibilità del debitore

Tale rischio può essere eliminato effettuando appunto un‘analisi preventiva – cioè prima di intraprendere l’azione legale di recupero del credito – circa l’effettivo grado di solvibilità del debitore, in modo da valutare le probabilità di recupero del credito e quindi i possibili benefici di un’azione legale di recupero, in rapporto ai costi legali che essa comporta.

L’analisi di solvibilità può essere condotta con varie modalità ed avvalendosi di vari strumenti. È tuttavia opportuno evitare il “fai da te” – che, oltre ad essere dispendioso in termini economici e di tempo, non consente di pervenire a risultati certi ed utili – ed affidarsi a società specializzate in investigazioni.

Queste ultime sono in grado di effettuare una vera e propria “radiografia” della complessiva situazione economica e finanziaria del debitore, attraverso la consultazione di banche dati e registri pubblici (Camera di Commercio, Catasto, Conservatorie, PRA, RINA etc.), ma anche e soprattutto utilizzando altre fonti informative non pubbliche (informazioni in loco, presso dipendenti o ex dipendenti, debitori del debitore, informazioni bancarie etc.) utilissime al fine di stabilire l’esistenza di beni utilmente pignorabili dal creditore.

Da tale analisi risulterà:

• se e quali beni (mobili, mobili registrati, immobili) siano di proprietà del debitore, e quindi possano essere pignorati in sede di esecuzione forzata;
• se contro il debitore siano stati elevati protesti;
• se contro il debitore siano state iscritte ipotecheo fermi amministrativi (e per quale ammontare);
• se contro il debitore siano stati trascritti pignoramenti immobiliari;
• se il debitore abbia venduto beni immobili; se l’azienda del debitore sia stata ceduta o affittata;
• se l’impresa del debitore sia ancora attiva o meno,

etc.

Il complesso delle informazioni raccolte da tali società viene condensato in un report informativo, dettagliato e preciso, che deve essere poi analizzato e valutato con attenzione dal legale, incaricato dall’impresa creditrice. Si tratta di una valutazione molto delicata, in quanto dalla stessa dipende la decisione se e in quali termini sia opportuno agire in giudizio per il recupero del credito.

Ma l’analisi patrimoniale serve anche ad uno altro scopo: quello di far conseguire all’impresa la deducibilità fiscale della perdita sul credito. Se infatti i risultati del report informativo sulla solvibilità del debitore siano valutati in termini negativi dal legale – nel senso che, ad avviso di questi, non vi sono sufficienti probabilità di recuperare, neppure in parte, il credito – tale report, unitamente ad un parere redatto dal legale, può consentire all’impresa di dedurre fiscalmente la perdita sul credito, senza necessità di intraprendere una inutile e costosa azione di recupero.

I risultati dell’analisi preventiva di solvibilità del debitore

In sintesi, all’esito delle risultanze del report informativo sulla solvibilità del debitore e dell’analisi effettuata dal legale saranno possibili due diversi risultati:

1. a)      un esito positivo, qualora emerga che il debitore è in possesso di beni sufficienti da garantire che un’azione legale di recupero sia effettivamente fruttuosa;
2. b)     un esito negativo, qualora invece emerga la inesistenza o comunque la non sufficienza di beni in capo al debitore, aggredibili in sede di esecuzione forzata.

Vediamo ora le conseguenze di questi due diversi scenari.

Nel primo caso, – se cioè l’analisi di solvibilità del debitore ha dato esito positivo – è senz’altro opportuno intraprendere il recupero del credito in via giudiziaria. E’, anzi, opportuno intraprendere tale azione tempestivamente, perché con il passare del tempo i dati e le informazioni ottenute in ordine alla situazione del debitore e ai beni aggredibili in via esecutiva potrebbero cambiare (ad es., il debitore potrebbe andare incontro a pignoramenti, protesti, potrebbe cedere l’azienda, essere dichiarato fallito etc.).

A questo punto, l’impresa dovrà sostenere dei costi legali per l’attività di recupero intrapresa dal legale. Si tratta tuttavia di costi che, in un’ottica imprenditoriale, sono giustificati dal fatto che, sulla base dell’analisi di solvibilità del debitore già effettuata, vi sono ragionevoli probabilità che il credito possa essere recuperato, ivi inclusi i costi che l’impresa deve anticipare.

Inoltre, tali costi possono essere notevolmente ridotti, in quanto è possibile prevedere che il compenso del legale sia corrisposto, in buona misura, in percentuale su quanto verrà effettivamente recuperato dall’impresa. Ciò è appunto possibile perché l’analisi di solvibilità del debitore effettuata tramite il report informativo ha dato esiti positivi, e quindi vi sono buone probabilità di recupero del credito.

Se invece l’analisi di solvibilità del debitore abbia dato esito negativo – e dunque non risultino, o quantomeno non risultino con sufficienza, beni del debitore sottoponibili a pignoramento – occorre valutare attentamente se sia opportuno o meno intraprendere un’azione legale di recupero del credito, tenendo sempre presente l’ottica costi/benefici, cioè l’esigenza di assicurare un effettivo vantaggio all’impresa, al minor costo possibile.

Quando le probabilità di recuperare il credito sono scarse, o addirittura inesistenti, è infatti spesso opportuno evitare di intraprendere un’azione legale di recupero – che comporta per l’impresa l’esborso di costi legali inutili – e puntare invece ad ottenere il beneficio fiscale connesso alla perdita del credito, senza far subire all’impresa ulteriori esborsi.

Qualora, tuttavia, il credito da recuperare sia di importo notevolmente elevato – rendendo in tal modo impossibile dedurre fiscalmente la perdita senza procedere ad un tentativo di recupero giudiziale – o, comunque, qualora l’impresa ritenga di acquisire comunque un titolo esecutivo e fare un tentativo di pignoramento, si procederà in ogni caso con l’azione giudiziale. Fermo restando che, in tal caso, i costi legali dovranno probabilmente essere corrisposti dall’impresa in misura fissa e non in percentuale, come invece accade in caso di report patrimoniale positivo.

L’importanza della selezione di un legale per il recupero dei crediti aziendali

Ai fini di assicurare il recupero dei crediti aziendale efficiente ed ottimale, è essenziale per le imprese usufruire di un’assistenza legale efficace e qualificata nel recupero crediti.

Tale risultato può essere ottenuto solo selezionando accuratamente il legale cui affidare il recupero dei crediti aziendali.

Quali sono i criteri più importanti per selezionare il legale cui affidare il recupero dei crediti di un’azienda?

A nostro avviso, sono principalmente tre.

1. La partnership tra il legale incaricato del recupero crediti e l’azienda

È ormai tramontata l’epoca in cui l’avvocato assisteva il cliente chiuso nel proprio studio, ignorando le esigenze del cliente, disinteressandosi dei risultati dell’attività e limitandosi a predisporre gli atti (e a riscuotere le parcelle).

Oggi il legale incaricato del recupero crediti dovrebbe stabilire con l’impresa un rapporto stretto e privilegiato. Quindi:

• essere specializzato nel recupero crediti aziendali;
• conoscere la struttura, le caratteristiche, le esigenze dell’impresa;
• condividerne gli obiettivi e le strategie.

Lo studio legale dovrebbe quindi diventare una funzione integrata con l’impresa, anche se non ne è parte dal punto di vista strutturale; in altri termini, intrattenere con l’impresa un rapporto di partnership.

2. Uno studio legale realmente efficace e tempestivo

In secondo luogo, lo studio legale deve essere realmente efficace e tempestivo nell’attività di credit collection.

Questo significa anzitutto che il legale incaricato del recupero dei crediti aziendali deve avere uno studio ben organizzato, sia dal punto di vista del personale addetto all’attività di recupero crediti (che deve essere in numero idoneo e con qualifica adeguata) che delle risorse tecnologiche utilizzate.

In particolare, è imprescindibile che lo studio legale incaricato sia dotato di adeguati strumenti informatici, in modo da ottimizzare al massimo il processo di collection riducendo costi e tempi delle procedure legali.

Ogni pratica di recupero crediti dovrebbe essere gestita attraverso piattaforme informatiche, dedicate e condivise, aventi ad oggetto tutte le fasi della credit collection (stragiudiziale e giudiziale) in modo che l’impresa possa essere costantemente e tempestivamente informata circa l’andamento delle pratiche di recupero crediti, e quindi possa effettivamente valutare l’attività del legale.

Inoltre, dovrebbe essere fornita al cliente una adeguata reportistica periodica, a scadenze prefissate, sulle attività di posta in essere, in modo da permettere al cliente di valutare i risultati dell’attività di recupero crediti.

3. Gli onorari del legale: assicurare un buon rapporto costi/benefici con compensi parametrati all’obiettivo

In terzo luogo, è importante che lo studio legale incaricato del recupero applichi all’azienda una politica tariffaria chiara e sufficientemente elastica, in modo da assicurare un buon rapporto costi-benefici per l’impresa.

Sotto il primo profilo, è essenziale per l’impresa può contenere concordare con il legale gli onorari in modo chiaro e preciso fin dall’inizio, in modo da conoscere esattamente, prima che l’attività venga iniziata, l’ammontare dei costi che verrà a sostenere

Sotto il secondo profilo, è importante selezionare uno studio legale con il quale sia possibile concordare, sia pure nei limiti previsti dal Codice deontologico forense, compensi parametrati, almeno in parte, al raggiungimento di un obiettivo (che, in questo caso, consiste nell’effettivo recupero del credito), evitando il più possibile costi fissi non legati all’ottenimento di un risultato vantaggioso in termini di effettivo recupero del credito.

Raggiungendo tale tipo di accordi tariffari con il legale del creditore fa sì che questi partecipi, in un certo modo, al rischio d’impresa. Ciò implica inevitabilmente che venga effettuata una accurata analisi di solvibilità del debitore, e quindi una valutazione (positiva) delle effettive probabilità di recupero del credito.

Il processo di selezione del legale incaricato del recupero crediti

Alla luce dei criteri sopra sommariamente esposti, è opportuno che le imprese scelgano il legale da incaricare per l’attività di recupero crediti (non già casualmente o approssimativamente, bensì) dopo avere svolto un accurato procedimento di selezione.

Per le imprese di dimensioni medio-grandi, è ormai prassi effettuare una sorta di gara (contest) tra studi legali, sulla base di una griglia valutativa preimpostata, in modo da scegliere lo studio che garantisca le migliori condizioni. Questo tipo di impostazione dovrebbe essere i, realtà seguito da tutte le imprese, indipendentemente dalla loro dimensione; solo così, infatti, è possibile selezionare lo studio “su misura” per le esigenze di ciascuna azienda per il recupero crediti.

Le imprese dovrebbero infatti:

• selezionare un unico studio legale per l’attività di recupero crediti, in modo da stabilire con lo stesso uno stretto rapporto di collaborazione e fi fiducia, e usufruire delle condizioni tariffarie più vantaggiose;
• contattare diversi studi legali ed acquisire diversi preventivi per l’attività di recupero crediti, non accontentandosi del primo studio che incontrano (magari tramite passaparola).

A tale ultimo proposito, è opportuno che le imprese non scelgano affrettatamente lo studio legale da incaricare sulla base di una mera comparazione di costi (ovvero, scegliere lo studio che chiede minori compensi). La componente costi, come si è visto, è certamente molto importante, ma scegliere lo studio legale “adatto” all’azienda richiede infatti di valutare anche altri elementi, trattandosi di un’attività importante, che implica l’instaurazione di un rapporto fiduciario con lo studio legale.

È quindi opportuno che nel processo valutativo l’azienda esamini, oltre ai costi, anche altri elementi, quali ad esempio:

• il grado di specializzazione dello studio legale; è opportuno che venga incaricato uno studio che si occupa, esclusivamente o prevalentemente, di diritto d’impresa, e che quindi conosca bene il mondo delle aziende e le loro esigenze; recuperare un credito aziendale non è esattamente la stessa cosa che recuperare gli alimenti per il coniuge;
• l’anzianità e l’esperienza dello studio legale; l’attività di recupero crediti non si improvvisa, ma al contrario richiede anni di esperienza nel campo;
• la case history dello studio legale: per quali aziende è stata già svolta attività di recupero crediti (magari acquisendo referenze in proposito), e con quali risultati.

 Su questo argomento, l’Avv. Valerio Pandolfini, titolare dello Studio legale Pandolfini, con sede a Milano, terrà un webinar gratuito il 22 febbraio 2022 alle ore 14.30, dal titolo: “Recuperare efficacemente i crediti delle aziende”. Per iscriversi, è sufficiente compilare il form su: https://assistenza-legale-imprese.it/legal-talks/

Valerio Pandolfini

Valerio Pandolfini è avvocato e titolare dello Studio legale Pandolfini, con sede in Milano.

Si occupa da oltre venti anni di consulenza legale d’impresa, e in particolare di contrattualistica d’impresa nazionale e internazionale, diritto societario, compliance aziendale, proprietà industriale e intellettuale.

È autore di numerosi articoli e pubblicazioni e tiene regolarmente corsi e seminari per prestigiose università ed enti attivi nella formazione.