Gestione del ritorno in ufficio: quattro requisiti per avanzare con il lavoro ibrido

Poly (NYSE:POLY) ha pubblicato A Reset for Return to Office? The Journey to Hybrid Working, un rapporto che rivela che le aziende che non sono in grado di avviare il ritorno in ufficio in maniera graduale, e in linea con la nuova cultura del lavoro agile, corrono il rischio di danneggiare la loro posizione competitiva. L’analisi realizzata da Poly in collaborazione con WORKTECH Academy, la piattaforma di ricerca sui luoghi di lavoro, parte da diversi sondaggi internazionali che risaltano le difficoltà che molte imprese stanno incontrando nel gestire il ritorno dei dipendenti in azienda, e vuole contribuire a una migliore comprensione dello scopo dell’ufficio all’interno di un processo di trasformazione verso modelli di lavoro ibrido.

Il rapporto evidenzia che, sulla scia della pandemia, il concetto di “posto di lavoro” come luogo fisico ha lasciato il campo a un quadro sempre più sfumato e che oggi l’ufficio tradizionale, con una planimetria open space piena di scrivanie e postazioni, si sta trasformando per convertirsi in un punto di incontro di valore aggiunto per i lavoratori. È quello che gli esperti chiamano “the espresso office“: uno spazio più piccolo e concentrato che, però, offre ai dipendenti un’esperienza di lavoro molto più efficiente, comoda e di valore aggiunto. Con questo nuovo approccio del concetto di ufficio, il ritorno in azienda diventa un tassello fondamentale per l’implementazione di una strategia veramente flessibile, che permetta ai dipendenti di scegliere e alternare tra diverse modalità lavorative per sfruttare al massimo i diversi vantaggi.

In questo contesto, l’analisi di Poly e WORKTECH Academy sostiene che è necessario considerare il ritorno in ufficio non come un processo isolato, ma come parte di un piano più amplio per lo sviluppo progressivo di un modello di lavoro veramente agile. Per questo, il documento delinea quattro azioni fondamentali:

• È necessario riconoscere che esiste una “riluttanza al ritorno in azienda” e comprendere le diverse aspettative dei dipendenti. Sondaggi condotti negli Stati Uniti e in Europa indicano che quanto più grande è l’azienda, più lento sarà il processo di rientro in ufficio. Il 64% dei lavoratori in Europa – il 62% in Italia – è restio a tornare in azienda a causa di diversi fattori come l’insicurezza relativa a focolai di contagio, i problemi relativi al pendolarismo, le preoccupazioni per quanto riguarda l’equilibrio tra lavoro e vita privata o la perdita di produttività.
• È essenziale promuovere la collaborazione interfunzionale tra le diverse aree: Il lavoro ibrido richiederà alle organizzazioni di abbattere i silos aziendali per consentire ai diversi dipartimenti di cooperare tra loro e offrire ai dipendenti esperienze specifiche in ufficio, che non possono essere vissute a casa.
• È necessario un adattamento digitale degli spazi: meno di tre imprese su dieci hanno creato nuovi spazi di collaborazione in azienda con tecnologie per videoconferenze o riorganizzato le sale riunioni per rispondere alle necessità del lavoro agile.
• Costruire una cultura che incoraggi uno spazio di lavoro condiviso. Per far in modo che il ritorno in azienda funzioni, le imprese devono sviluppare la propria cultura e comunicarla efficacemente in ufficio. Le imprese devono analizzare le necessità della propria forza lavoro e creare i luoghi di lavoro che si adattino alle diverse opzioni del modello ibrido.

“Fare in modo che i lavoratori tornino motivati in ufficio è fondamentale per il successo di un modello di lavoro ibrido“, sottolinea Paul Clark, Senior Vice President EMEA di Poly. “Il concetto di rientro “perché sì” ormai non funziona più. I dipendenti hanno bisogno di un motivo valido per andare in ufficio, che prevalga anche sugli inconvenienti in termini di tempo e spese che lo spostamento può comportare. Le aziende devono quindi analizzare la loro cultura del lavoro, ma, allo stesso tempo, devono saper risaltare il valore aggiunto del ritorno in ufficio in modo che sia percepito come una esperienza veramente efficiente da parte degli impiegati. Ad esempio, per poter cooperare in maniera più agile con i colleghi e i diversi dipartimenti grazie a spazi altamente versatili e tecnologicamente preparati. Solo così si contribuirà a stimolare la voglia dei dipendenti di tornare a lavorare anche in presenza, invece di costringerli a rientrare, utilizzando tattiche che funzionano solo a breve termine. Insomma, le sfide legate al ritorno in ufficio sono sia culturali che tecnologiche”.

Jeremy Myerson, direttore della WORKTECH Accademy, afferma: “Il lavoro agile deriva dalla capacità di combinare diverse modalità di lavoro. La gestione del “ritorno in ufficio” è una parte essenziale di questa combinazione. Se le organizzazioni vogliono implementare con successo un modello di lavoro ibrido, devono accelerare i tempi per riportare almeno una parte del personale in ufficio“.