Flessibile, sicuro, digitale e sostenibile: come cambia il viaggio dei travel manager

Quali sono i trend del business travel? Come sono tornati a viaggiare i travel manager? Dall’analisi dei dati di utilizzo della multipiattaforma digitale BizAway (https://bizaway.com/), che permette alle aziende di organizzare tutti gli aspetti di un viaggio d’affari, dalla prenotazione di voli, treni, auto a noleggio, scooter, parcheggi, hotel e appartamenti in tutto il mondo agli aspetti amministrativi di pagamento e rendicontazione, è stato possibile individuare quattro tendenze principali nel modo di viaggiare per lavoro. “Si tratta di nuove esigenze e, in generale, di nuova una sensibilità, che abbiamo riscontrato dai comportamenti di acquisto dei nostri utenti negli ultimi mesi, da aprile , quando è stato possibile riprendere a viaggiare dopo la battuta di arresto causata dall’emergenza sanitaria – spiega Antonio Carlucci Enterprise Sales Executive di BizAway – Dal 2019 ad oggi BizAway ha raddoppiato il numero dei suoi clienti, che attualmente sono più di 650 in tutto il mondo e a ottobre 2021 ha registrato una media di quasi 1.000 prenotazioni al giorno, di diverse tipologie, dagli hotel agli aerei“.

Quali sono dunque le caratteristiche che un viaggio deve avere per chi organizza una trasferta di lavoro?

Rispetto dell’ambiente: l’iniziativa per compensare le emissioni di CO₂

Conoscere l’impatto ambientale di una trasferta di lavoro può essere un’informazione determinante delle scelte di viaggio, ad esempio, del mezzo di trasporto o di una soluzione per soggiornare più ecologica rispetto ad un’altra.

Per creare questa consapevolezza, BizAway propone all’interno della sua piattaforma uno speciale ‘contatore’ che, facendo riferimento al calcolatore delle emissioni di carbonio dell’ICAO (l’Organizzazione Internazionale dell’Aviazione Civile), consente di calcolare le emissioni di anidride carbonica e di piantare mangrovie per compensarle, a fronte di un contributo economico esiguo. Sicuramente i viaggi in aereo sono tra i più dispendiosi da questo punto di vista: un volo di sola andata Venezia – Barcellona di un passeggero emette 100,1kg di CO₂ richiede una donazione di soli 4 centesimi di Euro per compensare le sue emissioni. Ogni 10 centesimi devoluti all’organizzazione non profit Eden Reforestation Project, partner di BizAway, verrà piantata una mangrovia.

“Abbiamo notato che il 65% delle aziende in fase di check-out sceglie di donare per la piantare una mangrovia – continua Antonio Carlucci – Noi, come azienda, da gennaio 2020, abbiamo generato con i nostri viaggi 174 tonnellate di anidride carbonica, che abbiamo azzerato piantando 3.000 alberi che hanno assorbito 745 tonnellate di emissioni“.

Digitalizzazione per prenotazioni sempre più veloci e intuitive

BizAway è una nativa digitale. Dal 2015, quando è stata fondata, la scaleup ha sempre spinto per la digitalizzazione dei processi di prenotazione e di gestione di un viaggio d’affari, per i vantaggi che questo tipo di approccio comporta, come evitare comunicazioni superflue, lunghi tempi di attesa o la stampa di ricevute per la rendicontazione.

Oggi l’utente desidera prenotare in modo veloce, fluido e autonomo, sgravando al contempo l’azienda da questa incombenza. Anche la parte di gestione amministrativa risulta snellita attraverso un’unica interfaccia digitale che consente di organizzare tutte le informazioni in modo dettagliato, senza perderne traccia, e di non stampare inutilmente prenotazioni e ricevute di pagamento.

Duty of care

Accentuata dall’emergenza sanitaria, l’esigenza di dare informazioni aggiornate e in tempo reale sui rischi legati a una trasferta è diventata sempre più urgente, non più solo in aree che presentano situazioni socio-politiche problematiche.

A questo proposito BizAway ha integrato un apposito modulo, il Travel Risk Management, che consente di visualizzare graficamente la posizione dei viaggiatori in base al loro itinerario. Grazie a questa funzione, i rischi di viaggio possono essere gestiti in tempo reale attraverso una mappa e appositi filtri, quali periodo di tempo, viaggiatore e tipologia di prenotazione. “Questa soluzione ci permette di adempiere a un obbligo normativo di informazione sulla sicurezza e viene oggi scelta da più della metà dei nostri clienti” spiega Antonio Carlucci.

Flessibilità e riduzione dei giorni di anticipo della prenotazione

Mai come ora la flessibilità delle tariffe, con la possibilità di cancellare o modificare le date senza costi aggiuntivi, è diventata una condizione importante da verificare prima di prenotare un viaggio.

Per l’utenza business di BizAway, ad esempio, il tempo tra la prenotazione e la partenza si è notevolmente ridotto, come a dire che i travel manager ormai aspettano l’ultimo minuto per prenotare hotel o voli. Nel 2018 la media dell’anticipo era di 15 giorni tra la prenotazione e il check-in per l’alloggio, per poi calare drasticamente nel 2020 e attestarsi sui 6 giorni nel 2021. “Anche questo dato ci aiuta a capire come la pandemia abbia accelerato il processo di digitalizzazione del business travel, che ora richiede prenotazioni sempre più agili e immediate, anche last second” conclude Antonio Carlucci.