Nel mondo dinamico delle piccole e medie imprese, l’efficienza e la chiarezza nei processi decisionali sono fondamentali per garantirne il successo.
Talvolta ci sono “colli di bottiglia”. Sono le riunioni inutili, le deleghe incomplete, le richieste di autorizzazione per fasi intermedie di attività o di progetto.
Semplice ed efficace per rimuovere i colli di bottiglia, per definire ruoli e responsabilità all’interno di un’azienda o di un team è il metodo RACI. Non ha un creatore unico. È nato e si sviluppa nel Project Management.
RACI sta per
- R (Responsible) – Chi decide
- A (Accountable) – Chigarantisce il completamento dell’attività e ne risponde.
- C (Consulted) – Gli esperti interni o esterni che forniscono input e consigli durante lo svolgimento dell’attività.
- I (Informed) – Chi deve essere aggiornato sugli sviluppi e sugli esiti, pur non partecipando attivamente alla realizzazione del lavoro.
Questa suddivisione permette di evitare ambiguità, migliorare la comunicazione e prevenire conflitti interni, vantaggi essenziali soprattutto in contesti con risorse e tempi limitati.
Perché il modello RACI funziona nelle PMI?
Le PMI, per loro natura, devono spesso fare i conti con team ridotti e con figure aziendali con responsabilità che possono sovrapporsi.
In questi contesti, il modello RACI offre diversi vantaggi:
- Chiarezza nei ruoli: Definire con precisione chi fa cosa aiuta a evitare incertezze e lacune nelle responsabilità, migliorando l’efficienza operativa.
- Migliore comunicazione: Stabilire quali sono le figure consultate e informate favorisce uno scambio continuo di informazioni, essenziale per il coordinamento dei progetti.
- Responsabilizzazione: Assegnare il ruolo “Accountable” incoraggia un impegno maggiore da parte dei leader e garantisce che le decisioni siano monitorate e valutate.
- Riduzione dei conflitti: Con una struttura chiara, si riducono i fraintendimenti che possono causare ritardi o errori nelle attività quotidiane.
Come si mette in pratica
Il modello RACI in una PMI non richiede investimenti, ma la volontà di migliorare la gestione interna.
Ecco alcuni passaggi chiave per metterlo in atto:
- Mappatura dei processi: Iniziare identificando le attività critiche e i progetti in corso. È importante avere una visione chiara di tutti i compiti che richiedono coordinamento.
- Definizione dei ruoli: Per ogni attività, stabilire chi è “Responsible”, chi è “Accountable”, chi deve essere “Consulted” e chi “Informed”. Questa fase richiede un confronto diretto tra le personedel team per assicurare che ogni ruolo sia adeguatamente assegnato.
- Comunicazione interna: Una volta definito il modello, è fondamentale diffonderlo nell’interno dell’organizzazione. Riunioni informative e formazione possono aiutare a far comprendere i benefici del RACI.
- Monitoraggio e revisione: come ogni modello, RACI non è statico: deve essere rivisto periodicamente per adattarsi ai cambiamenti organizzativi e per rispondere a eventuali criticità emerse durante l’azione.
Immaginiamo una PMI che lancia un nuovo prodotto.
Il team potrebbe essere strutturato così:
- Responsible: Il project manager e il team di sviluppo, incaricati di realizzare il prodotto.
- Accountable: Il responsabile tecnico, che ne garantisce il successo e supervisiona l’intero progetto.
- Consulted: Il reparto marketing e alcuni esperti esteernidi settore, che offrono preziosi suggerimenti per migliorare il prodotto.
- Informed: Tutti i dipendenti, che vengono aggiornati sui progressi e sui risultati finali.
Semplice, no?
Ogni persona dell’organizzazione conosce il proprio ruolo e può collaborare in modo sinergico.
E se il collo di bottiglia sei tu? A volte basta una delega chiara e un messaggio ben fatto.
Sai riconoscere quando sei tu a bloccare il processo decisionale o il flusso delle attività?
Delega responsabilità ai tuoi collaboratori, entro una certa soglia. E fallo sapere.
Una partita di merce non è arrivata dal fornitore al tuo magazzino? Puoi inviare un’e-mail al tuo caporeparto di logistica in questi termini: «Caro Giovanni è arrivata la partita di merce x? Se sì, ti prego di scrivermi ok su WhatsApp. Se no, contatta il fornitore Mario Rossi che ci legge in copia– suo cell…sua @mail … e chiedi l’esatta data di consegna. Mario, se ci sono difficoltà di qualunque tipo con la spedizione ti prego di coordinarti con Giovanni, raggiungibile al cell…che è autorizzato a prendere decisioni al posto mio, fino a un costo massimo di y euro. In caso di emergenza, chiamatemi al cellulare, ma confido su di voi. Grazie».
Questo previene buona parte del rimpallo fra le parti, evita dialoghi separati, fa uscire il capo dall’equazione problema-soluzione.
E dà responsabilità e motivazione a ciascuno di risolvere.
La frase su cui riflettere
Un’organizzazione adulta è quella in cui le persone hanno le conoscenze, le capacità, il desiderio e l’opportunità di avere successo a livello personale, in un modo che porta al successo di tutta l’organizzazione. (Stephen R. Covey)
