Come ridurre i costi in una nuova realtà economica

Gli ultimi mesi hanno notevolmente cambiato luoghi e modalità di lavoro. Alcuni dipendenti potrebbero essere desiderosi di tornare in ufficio, altri, invece, preferirebbero continuare a lavorare da remoto, mentre molti avranno la possibilità di operare in modo ibrido, recandosi in ufficio solo quando ha senso farlo.

Ciò che non è cambiato per molte aziende, tuttavia, è l’importanza dei documenti nei processi critici. I settori altamente regolamentati e quelli che prevedono elevati volumi di movimentazione delle merci, come i servizi finanziari, l’assistenza sanitaria e la logistica, rimangono dipendenti dai documenti stampati. Qualunque sia la necessità, se un documento deve essere stampato da applicazioni in esecuzione all’interno di un server aziendale, o da laptop, è vitale per la continuità aziendale che un utente sia in grado di accedervi da qualsiasi luogo.

In questa nuova realtà lavorativa ibrida, i datori di lavoro devono abilitare workflow di stampa e scansione per scenari che comprendano ufficio, remoto e roaming. Questo significa che necessitano di strategie intelligenti per una gestione semplificata dell’output al fine di supportare i documenti e la stampa in un ambiente lavorativo ancora in evoluzione. L’accessibilità è tutto nel nuovo panorama aziendale dove produttività e profittabilità post-pandemia devono ripartire il più velocemente possibile – la buona notizia è data dal fatto che, con il giusto approccio, si può risparmiare sui costi.

Semplificare con il cloud

Il modo per beneficiare di un accesso ubiquo è offerto dal cloud. Le soluzioni di stampa basate su internet, infatti, non solo fanno fronte alle sfide legate al lavoro da remoto – da casa, da qualsiasi altro luogo o anche in viaggio – ma aiutano anche a ridurre i costi attraverso una strategia olistica di gestione dell’output.

Il primo passo è semplificare il servizio e l’infrastruttura IT per la gestione, soprattutto, dei documenti critici. Un’unica soluzione di stampa basata su cloud consente alle aziende di liberarsi dell’infrastruttura fisica necessaria per supportare l’ambiente di stampa, ridurre le richieste al dipartimento IT e fornire stabilità e flessibilità. In questo scenario i documenti, invece di venire inviati attraverso un server di stampa a un dispositivo, rimanendo incustoditi finché qualcuno non li recupera, vengono trasferiti nel cloud dove entrano in una coda personale fino a quando l’utente non effettua il login alla stampante, autenticandosi come proprietario di quel documento. Questo gli consente di rilasciare documenti da qualsiasi dispositivo autorizzato di un intero parco stampanti, ovunque si trovi.  Per il massimo della mobilità è, poi, possibile cercare una soluzione di gestione della stampa basata su cloud che fornisca supporto completo per dispositivi Mac, Windows e Chromebook, in modo che i dipendenti possano lanciare facilmente le stampe da un iPhone, iPad o smartphone o tablet Android.

L’accesso all’output tramite cloud consente di beneficiare di un controllo globale semplificato e di un’analisi centralizzata dei dati relativi alle abitudini di stampa a livello aziendale e individuale. Ciò significa che è possibile sfruttare le informazioni basate sui dati per migliorare i dispositivi e l’output, nonché l’impatto ambientale, senza la necessità di hardware aggiuntivo o di supporto dell’IT.

Inoltre, ridurre gli sprechi è importante. L’output che si accumula su una stampante e finisce per essere gettato via non è solo dannoso per l’ambiente, ma potrebbe anche rappresentare un rischio per la sicurezza se contiene informazioni riservate. In caso di stampa ospitata nel cloud, il controllo sull’output è maggiore, con conseguente riduzione degli sprechi e dei rischi legati alla security. Anche dall’impostazione delle quote di utenti e gruppi o dalla limitazione della capacità di stampa possono derivare risparmi. Per esempio, disabilitando la stampa a colori – affinché possa essere usata solo se necessario – o riducendo il numero di dipendenti con accesso ai dispositivi di fascia alta in rete.

Controllo dei processi

Quando le aziende rispondono ai cambiamenti nei modelli di lavoro hanno l’opportunità di migliorare i propri processi interni, che a loro volta possono portare a una gradita riduzione dei costi. La gestione della stampa basata su cloud permette di risparmiare sulle spese hardware in quanto elimina la necessità di server di stampa. Anche la scalabilità è più efficiente in termini di costi: basta aggiungere più dispositivi e utenti senza dover aumentare la capacità dei server fisici.

Per avere il controllo dei costi, inoltre, è fondamentale evitare le sanzioni dovute alla mancata conformità normativa. Le migliori soluzioni di gestione della stampa nel cloud consentono l’uso della firma digitale, la ricerca a livello aziendale, l’autenticazione e l’auditing per garantire che le aziende mantengano l’integrità, la riservatezza e l’accessibilità dei dati, indipendentemente dal settore in cui operano.

Integrazione di applicazioni

I risparmi possono essere realizzati anche da utili integrazioni aziendali. L’essere in grado di stampare direttamente da applicazioni quali, per esempio, una soluzione ERP o un software di fatturazione e gestione finanziaria, consente un grande risparmio di tempo. La capacità di scansionare e acquisire le informazioni sulle ricevute e gli estratti conto direttamente in un’applicazione permette agli utenti di accelerare significativamente il processo.

In definitiva, nel mondo del lavoro, cambiato così drasticamente, le soluzioni di stampa basate su internet e un approccio completo alla gestione dell’output possono aiutare le aziende a recuperare il terreno perso, supportando una forza lavoro ibrida e riducendo i costi.