Come firmare digitalmente un documento?

Contratti di fornitura, accordi di vendita, stipulazioni di partnership, assunzione del personale… sono solo alcuni esempi di applicazione della firma all’interno delle organizzazioni. Già prima dello scoppio della pandemia e della conseguente crescita dello smart working, l’uso della firma digitale era una pratica diffusa e in netto aumento: secondo gli ultimi dati dell’AgID, nel 2019 erano oltre tre miliardi le firme digitali remote e a inizio 2020 l’Agenzia per l’Italia Digitale aveva già registrato 20 milioni di utenze attive in più. Sono ancora però molti i dubbi sul tema. A seconda, infatti, del valore legale e probatorio del documento e della tipologia di processo, la firma da apporre non è la stessa.

SIAV, azienda leader in Italia nella fornitura di soluzioni software per la gestione dei documenti elettronici e dei processi digitali, presenta le tipologie di firma elettronica previste dalla normativa e ne chiarisce ogni aspetto:

• firma Elettronica Semplice (FES): di fatto la soluzione meno complessa, nonché più economica in termini di implementazione. È di solito utilizzata per firmare documenti che non richiedono un valore legale opponibile a terzi in particolare per casi di presa visione, e trova ampia applicazione ad esempio nella logistica.
• firma Elettronica Avanzata (FEA), la cui applicazione più nota è la firma grafometrica, che garantisce un valore maggiore dal punto di vista giuridico ed è pertanto utilizzata per documenti, quali ad esempio firme di contratti o modulistica lato HR, oppure per i dipartimenti acquisti in ambito retail.
• firma Digitale (FD): la soluzione più robusta ma anche la più articolata e necessita di Software o Hardware dedicati. Si tratta di un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su una coppia di chiavi crittografiche di tipo asimmetrico (una pubblica e l’altra privata, sotto il controllo esclusivo del sottoscrittore), che ha il più ampio spettro di utilizzo rispetto alle altre tipologie di sottoscrizioni informatiche. Può essere utilizzata in tutti gli scenari di sottoscrizione con il necessario valore probatorio. È disconoscibile solo provando di non aver firmato ovvero il sottoscrittore ha l’onere della prova.

Detto ciò, la scelta della soluzione migliore spetterà all’azienda cliente, che dovrà valutare non solo il valore economico e strategico del documento, ma anche il tipo di relazione tra le parti, come anche la semplicità di gestione e i costi differenti.

In particolare, le nuove modalità di lavoro da remoto rendono imprescindibile adottare soluzioni che consentono la firma a distanza anche in assenza della presenza fisica, che godano di   interoperabilità verso tutte le Certification Authorities e che consentano di gestire anche processi di firma digitale che coinvolgono firmatari sprovvisti di certificati di firma digitale, supportando il processo di digital onboarding del firmatario, da qualsiasi tipologia di device.

In tutti i casi comunque, la firma elettronica, al fine di garantire l’efficienza per cui viene impiegata, deve includere una corretta gestione digitale del documento, a partire dalla sua creazione, una sua efficace condivisione per abilitare collaborazione e processi digitali, con attività scadenzate e monitorate, integrazioni con ERP e portali e, infine, una corretta conservazione a norma. L’atto di sottoscrizione di un documento, rappresentato dalla firma elettronica, è infatti solo una parte del processo più strutturato, che un’azienda che vuole gestire efficacemente i propri documenti, deve avere.

“La firma non deve essere concepita come un’attività fine a sé stessa, bensì come parte di un processo più ampio” sottolinea Nicola Voltan, CEO di Siav. “La sottoscrizione, infatti, è solo uno step di un processo di gestione documentale che tipicamente sorge con la creazione del documento in formato elettronico e tramonta con la conservazione digitale dello stesso. Questo implica che, soprattutto nel caso di volumi considerevoli di sottoscrizioni, è opportuno scegliere un software che non si limiti semplicemente a sottoscrivere un PDF/A ma è preferibile orientarsi verso una soluzione che abiliti una visione di insieme dell’archivio e dei processi documentali. Si tratta di un salto di qualità non da poco, che permetterà ad un’azienda di rendere la digitalizzazione un’evoluzione naturale del proprio modo di lavorare, non un ripiego per sentirsi al passo coi tempi.”