Come essere ancora più efficaci in 8 semplici mosse

È più importante essere efficaci o efficienti? Data la velocità a cui si muove il mondo oggi saremmo tentati di dire efficienti, no? Eppure sbaglieremmo. È molto meglio massimizzare l’efficacia, cioè la capacità della nostra impresa e di noi stessi di fare bene le cose importanti, di lavorare tenendo ben salde in mente le priorità e non disperdere il nostro tempo e le nostre energie in attività marginali, che ci fanno sentire impegnati ma non producono un risultato significativo sul nostro business.

Quindi partiamo sempre dal nostro “elefante”, cioè dall’obiettivo strategico che ci siamo dati come imprenditori imprenditrici e manager della nostra PMI per il 2023. Nel primo semestre, che si è da poco concluso, come sono andate le cose? Quali eventuali correttivi dovremmo apportare nel secondo semestre?

Come essere ancora più efficaci in 8 mosse

Sintesi dei consigli di imprenditori di successo intervistati da Tim Ferriss:

1. ​Svegliati almeno un’ora prima di doverti piazzare davanti allo schermo di un computer. Le email sono la morte della mente.
2. Prepara una tazza di caffè o tè e siediti davanti a un foglio di carta con una penna o una matita.
3. Scrivi le 3, massimo 5 cose che ti rendono più ansioso e nervoso. Spesso si tratta di incombenze che stai rimandando da giorni. I doveri più importanti di solito sono anche quelli più scomodi da portare a termine e possono spingerci al rifiuto o al conflitto interiore.
4. ​Per ciascuna delle voci che hai messo in elenco, chiediti: «Se questa fosse l’unica cosa che riesco a fare oggi, sarei soddisfatto della giornata? Questo impegno, se portato a termine, può rendere tutti gli altri facili da gestire o irrilevanti?
   Tieni in considerazione solo quelli per i quali hai risposto “sì” ad almeno una delle domande precedenti. Prima di decidere di fare qualcosa personalmente chiediti se puoi delegarla a qualcun altro.
5. Calcola quanto tempo ti serve per svolgere e terminare ogni attività. L’abitudine a stimare in anticipo il tempo che ti serve per fare le cose prima di farle e poi segnare quanto tempo hai effettivamente impiegato è utile per pianificare in modo realistico la tua agenda. Non attribuirai mezz’ora come il tempo necessario per scrivere un report se nella tua storia personale quel tipo di report richiede di norma tre ore.
6. Ricava blocchi di 2 ore per concentrarti su ciascuno di questi impegni nella giornata di oggi. Le ore devono essere consecutive. È la tecnica più innovativa di time management, si chiama time blocking. Rubacchiare 10 minuti qua e là per arrivare poi a un totale di 120 minuti non vale. Lascia pur perdere le altre cose urgenti, ma meno importanti. Tanto saranno lì anche domani.
7. Finché non hai raggiunto il risultato sono vietati telefono, tv e social media e qualunque altra distrazione.
8. Se cominci a procrastinare, non ti demoralizzare. Torna al tuo piano di lavoro di oggi. Se puoi, le due cose più importanti falle prima delle 11.00.

Non è mai troppo tardi per diventare ancora più bravi di quanto già non siamo.

La frase di oggi

“Qualità significa fare le cose bene quando nessuno guarda.”

Henry Ford

Cristina Melchiorri

Esperta di strategie e management per le PMI e business coach, autrice di libri e docente di management in varie Business School.

Guida Community di Imprenditori imprenditrici e manager per potenziare le loro capacità di crescita nel business.

Dagli incontri delle Community sono tratte una serie di “pillole” pubblicate su questo giornale.