Come e perché avviare un progetto BPM all’interno della propria azienda: i 4 step da seguire

Investire nel Business Process Management (BPM) è diventato cruciale per le imprese moderne: le valutazioni mostrano una crescita significativa, che si appresta a  raggiungere la previsione di 26,18 miliardi di dollari nel 2028. Sommati all’apprendimento automatico e all’intelligenza artificiale, sempre più presente nei prossimi anni, questi dati sottolineano quanto le aziende di oggi stiano guardando alle soluzioni offerte dall’automazione dei processi con sempre più attenzione. Secondo Gartner infatti, l’utilizzo del framework di gestione dei processi aziendali può aumentare il tasso di successo del progetto del 70%.

Ma perché occorre implementare il BPM nella propria azienda? Secondo la software house Cualeva (www.cualeva.com), avviare un progetto BPM significa risolvere le sfide aziendali più rilevanti, grazie a un maggior controllo e a una miglior trasparenza dei processi, monitorando costantemente lo stato di avanzamento del lavoro, identificando quale sarà il passo successivo e anticipando eventuali criticità, garantendo una maggiore efficienza operativa. Dalla significativa riduzione dei costi, al miglioramento della qualità di prodotti e servizi offerti, è quindi evidente come un progetto gestito con il BPM possa apportare enormi benefici.

Come avviare quindi concretamente un progetto BPM nella propria azienda?

1. Identificare, documentare e comprendere i processi: La mappatura dei processi fornisce una base solida per l’ottimizzazione, poiché aiuta a identificare le aree di miglioramento e a pianificare le modifiche necessarie per raggiungere gli obiettivi del progetto. È necessario quindi, in prima battuta, identificare i processi aziendali da analizzare come: i processi operativi, di produzione, di vendita o di assistenza clienti. Successivamente, occorre aggiungere dettagli alle attività e agli elementi chiave di ciascuno di essi, come: i responsabili di ogni passaggio, i tempi di esecuzione, le risorse coinvolte o le interazioni con altri processi. Bisogna, poi, rilevare le dipendenze e le connessioni tra i vari processi, così da migliorare la coerenza e l’efficienza complessiva. Infine, durante la mappatura vanno valutate le aree in cui si verificano ritardi, errori o inefficienze.
2. Creare un team: Creare un gruppo dedicato al progetto che includa membri con competenze tecniche e conoscenza dei processi aziendali è fondamentale, poiché il team sarà responsabile dell’implementazione e del monitoraggio del sistema BPM. Una volta implementata una soluzione di Business Process Management, è bene monitorare costantemente i processi, raccogliendo dati e valutando regolarmente i risultati ottenuti rispetto agli obiettivi prefissati. Non va infatti dimenticato che il BPM è un processo interattivo e, basandosi su risultati e feedback, rende possibile apportare miglioramenti continui al fine di adattarsi alle mutevoli esigenze aziendali.
3. Settare gli obiettivi da raggiungere: È fondamentale identificare chiaramente i risultati che si vogliono raggiungere con l’implementazione del BPM, considerando le esigenze aziendali correlate al processo. È possibile raggiungere questo traguardo definendo chiaramente gli obiettivi generali che sono stati discussi, rivisti e concordati con i membri coinvolti. Per esempio, anziché “migliorare l’efficienza”, un obiettivo specifico da raggiungere potrebbe essere “ridurre i tempi di esecuzione del processo X del 20% entro sei mesi”.
4. Scegliere la soluzione ideale: Investire tempo nella ricerca e nella valutazione delle opzioni disponibili prima di prendere una decisione è fondamentale. Dopo averla realizzata, è bene rivedere la documentazione del progetto per assicurarsi che funzioni, stabilendo anche il modo in cui applicarla, così da iniziare a valutare le soluzioni di cui si hanno bisogno: metodologia, partner, tecnologia. La scelta di una soluzione BPM, che deve adattarsi all’attività e non viceversa, è fondamentale per massimizzare i benefici del progetto.

“Per realizzare una strategia di successo, è molto importante essere chiari sull’ambito, sugli obiettivi e sul supporto interno del progetto BPM. L’obiettivo finale di ogni implementazione è quello di raggiungere l’efficienza dei processi per fornire soddisfazione al cliente e incrementare il ROI aziendale. Le statistiche dimostrano la concreta produttività di questo tipo di soluzioni: secondo un sondaggio sulle esperienze BPM dei loro clienti, l’81% delle organizzazioni aziendali che lavorano su iniziative BPM vedrà un tasso di rendimento interno superiore al 15%. Questo strumento diventa, quindi, l’asset strategico differenziante, che permette di ottenere una interconnessione aziendale capace di abbattere silos e migliorare l’allineamento tra dipartimenti, reparti e persone. Tuttavia, affinché l’integrazione di un software per il BPM porti un reale vantaggio alle aziende, è necessario che siano presenti alcune caratteristiche imprescindibili, che noi con DocsMarshal abbiamo reso concrete, mi riferisco a: facilità e rapidità di implementazione, integrazione con i sistemi già esistenti, flessibilità, disponibilità di strumenti pronti all’uso, scalabilità e funzioni in continua evoluzione.” – commenta Sara Cinchetti, head of marketing & communication di Cualeva.

Immagine di freepik