Come combattere i 10 killer della produttività dei capi azienda
Siamo sempre focalizzati sulla produttività dei nostri collaboratori. E la nostra?
Quali sono i killer della nostra produttività di capi azienda o di team leader?
Li abbiamo cercati nelle tre aree della leadership: pensa-decidi-agisci.
Area del pensiero
Rinvii decisioni difficili
“Prendere quella decisione mi pesa, posso attendere.” Rimandare decisioni che dovresti prendere ora perché non ci riesci, se acquistare di un sistema di controllo gestionale, se investire in un nuovo prodotto-servizio, assumere un nuovo operatore, è frustrante e deprimente. Cerchi di non pensarci, ma ciò che rimandi lavora come un tarlo nel tuo cervello.
Le ricerche dimostrano che le persone inclini a procrastinare hanno minore soddisfazione dal lavoro, meno probabilità di raggiungere gli obiettivi, insoddisfazione in tutti gli aspetti della vita e addirittura una salute peggiore.
Soluzione possibile
Fissa una scadenza al tuo processo decisionale
Abbiamo molte decisioni di vario peso da assumere, ma non sappiamo a quali dare la priorità?
Fissa una scadenza. Ad esempio, impegnati con te stesso: “Entro fine mese valuterò i preventivi del nuovo software gestionale e deciderò come procedere.” Poi, fallo veramente.
Il tuo lavoro non ti appassiona. O non ti appassiona più.
Volevi fare lo sviluppatore di videogiochi, o il giornalista, ma sei bloccato a lavorare nell’azienda di famiglia che vende software di produzione per il settore meccanico.
Non fare il lavoro dei tuoi sogni ti porta ad avere meno passione per ciò che fai, e consideri il tuo mestiere privo di appeal. Fai quel tanto che basta, ma non fai di tutto.
Soluzione possibile:
Non rinunciare alla tua passione, ma spostala nella zona degli hobby. Dedica il weekend e il tempo libero a ciò che ami, senza rinunciarvi totalmente.
Ami scrivere? Scrivi un blog come cronaca dei fatti importanti del tuo lavoro, e pubblica articoli e post su Linkedin, che potranno servire per fare buon marketing della tua azienda e attrarre giovani talenti.
Le tue aspettative sono troppo elevate e non realistiche
Sei un ingegnere esperto e geniale nella progettazione meccanica e vorresti essere anche un ottimo commerciale e uno straordinario manager? Vorresti saper fare tutto al top ma non ci riesci? Assicurati di non avere obiettivi o aspettative irragionevoli riguardo a te stesso e a ciò che fai. Quando ti rendi conto che i tuoi obiettivi non sono realistici dopo i primi tentativi falliti, potresti iniziare a procrastinare o a rinunciare del tutto. O dubitare di te stesso, delle tue capacità. E arrenderti.
Soluzioni possibili:
Ti do una notizia.
Non è quasi mai realistico eccellere in tutte le aree di business.
E neppure si può fare tutto da soli. A questo servono i collaboratori.
Cerca persone in gamba che possano integrare le tue competenze e abilità.
Hai paura di sbagliare. O di ammettere di aver sbagliato.
Il timore di sbagliare ti porta a non terminare un progetto? Non richiami un cliente insoddisfatto del ritardo di una consegna perché dovrai subire critiche sul tuo lavoro?
Fra la ferita di un insuccesso ed essere paralizzati dalla paura c’è una bella differenza.
Soluzione possibile:
Devi imparare ad accettare gli errori che fai e imparare costantemente a migliorare. Sbagliare è parte integrante del successo.
Area delle decisioni
Non pianifichi le attività in ordine di importanza.
Ti occupi della prima cosa che diventa urgente. Lavori su più attività contemporaneamente.
Temi e rischi di perdere qualche pezzo.
Soluzioni possibili:
Non puoi fare tutto. Scegli. Decidere vuol dire tagliare. In modo consapevole e intenzionale.
Ricorda il tuo “elefante”, il tuo obiettivo strategico da catturare nel 2022.
Hai deciso che dovrai aumentare il portafoglio clienti del 20%? Il fatturato del 35%? Che il margine medio di commessa non sia inferiore al 25%?
Allora decidi che quella è la tua priorità e le azioni correlate e funzionali a catturare l’elefante saranno fatte prima di ogni altra cosa.
In ogni caso, scrivi la tua “to do list” in termini di risultati di ottenere, non di cose da fare.
Ansia da performance.
Ti assumi troppo lavoro. La tua agenda è piena di attività con date di scadenza vicine l’una all’altra, il che ti rende ansioso. Vuoi essere anche un modello per i tuoi collaboratori. Ma lavorare troppo porta nel medio periodo a peggiori performance, non migliori.
Soluzioni possibili
Crea la tua routine quotidiana: dedica i primi 30 minuti ogni giorno per preparare la tua “to do list”, scrivi le 3 attività importanti che devi fare oggi. Anzi, i 3 risultati che vuoi ottenere. La differenza? Due squadre di calcio hanno lo stesso obiettivo: vincere la partita. Il risultato: chi fa più goal vince. È il risultato che dobbiamo avere in mente.
Elimina ciò che non impatta sul tuo obiettivo strategico.
Non portare tutti i pesi sulle tue spalle, delega! Se ti fidi del tuo team, non dovresti avere problemi a lasciarli lavorare su alcune attività al posto tuo. Ed è un’occasione per loro e di formarsi e imparare qualcosa in più.
Time management- Adotta tecniche di buona organizzazione del tuo tempo:
Eccone 3 solide ed efficaci:
Matrice di Eisenhower: tecnica usata dal Presidente americano Dwight D. Eisenhower per determinare quali attività importanti e urgenti richiedevano il suo intervento e quali poteva delegare.
Tecnica del pomodoro: aiuta le persone a lavorare con il tempo che hanno. Utilizza un timer per suddividere il lavoro in intervalli, della durata di 25 minuti, separati da brevi pause.
Time blocking: metodo che organizza la giornata in blocchi di tempo di 2 o 4 ore per lavorare su attività dello stesso tipo. Ad esempio: dalle 9.00 alle 11.00 contatti commerciali, dalle 11.15 alle 12.45 supervisione delle proposte ai clienti…
“Sono un fanatico del Time Management. Ma quando uso questo termine la gente pensa: ‘lui è un uomo intelligente e insegna time management? trova qualcosa di più importante, per favore!’ Ma qualcosa di più importante non esiste”.
Tom Peters
Area dell’azione
Stai facendo o dovresti fare qualcosa che non ti piace. O che ritieni debba fare qualcun altro.
Soluzioni possibili:
Passa la palla: hai una squadra sotto di te, assegna loro alcuni dei tuoi compiti meno importanti. Ad esempio, come capo azienda non devi generare tu i report sullo stato di avanzamento degli ordini. Lascia che qualcuno del tuo team di pianificazione della produzione se ne occupi. Tu controlla i risultati e correggi il tiro, se necessario.
Confrontati con altri: ti ritrovi bloccato su una specifica attività? Parlane con qualcuno, con un socio, con un collega. Il confronto può aiutarti a vedere le cose con occhi nuovi, e a superare il blocco.
Fraziona l’elefante. Suddividi obiettivi e attività grandi in parti più piccole.
Esempio: innestare una tecnologia 4.0 in produzione ti preoccupa? Meglio se distingui i vari aspetti: quelli tecnici che impattano sull’hardware, quelli relativi al software, alla formazione del personale, ai cambiamenti di procedure… Articola in sottoprogetti e assegna le responsabilità delle specifiche distribuendole fra i collaboratori più adatti. Poi, affida o gestisci la sintesi.
Hai troppe distrazioni e interferenze
Non riesci a concentrarti perché sei continuamente distratto o interrotto. Mail che arrivano, rumori esterni e interni agli uffici, collaboratori che ti chiedono dettagli, riunioni non sempre utili.
Soluzioni possibili:
Proteggi la tua concentrazione: metti il telefono in modalità aereo, controlla l’e-mail solo ogni 2 o 3 ore.
Definisci momenti di confronto con i tuoi collaboratori diretti: all’inizio della giornata di lavoro, prima della pausa pranzo, nel primo pomeriggio o in chiusura di giornata, salvo emergenze.
Sei demotivato.
Sei di cattivo umore? Hai poca energia? Chiediti perché.
Ci sono giorni in cui sei più produttivo di altri. Ore nell’arco della giornata in cui hai più energia per le attività impegnative.
Soluzioni possibili:
Nomina la tua emozione: sono stanco, sono stressato, sono arrabbiato…Daniel Goleman, ideatore della “intelligenza emotiva” ci consiglia questa tecnica, quando abbiamo bisogno di calmare la mente.
Mantieni alta la tua energia. Lo sappiamo come si fa: dormire presto, mangiare verdure, eliminare zuccheri e carboidrati bianchi, fare esercizio fisico più volte la settimana, bere acqua, ecc. In alcuni periodi riusciamo, in altri meno.
Fòrzati a fare le cose quando ti senti bene, non quando sei stanco. Se ti senti stanco, fai una breve pausa e ricarica le batterie.
Inizia. Comincia una attività. Sembra semplice, ma sappiamo quanto può essere difficile fare il primo passo. Dopo, diventa più facile proseguire.
A volte non sei nella condizione di essere produttivo. Ok, accettalo.
Ricorda che non puoi lavorare sodo costantemente. La vita è una maratona, non uno sprint.
Gioca con te stesso e premiati: Hai mai giocato una partita di calcetto e ti sei entusiasmato per la vittoria? Sfida te stesso a completare le attività che devi fare, al termine, premiati: una pausa in più, un cibo che va contro la dieta che stai seguendo…
Migliora il tuo ambiente di lavoro: Se lavori a distanza, allestisci una scrivania e una zona speciale a casa, dove lavori bene. Se vai in azienda, il tuo spazio di lavoro deve garantirti concentrazione e benessere. Se necessario, aggiungi divisori per avere più privacy.
Sviluppa un nuovo set di competenze: Se non hai le competenze necessarie per svolgere con padronanza un’attività e non puoi delegarla, rischi di essere stressato quando devi farla. Impara qualcosa di nuovo. Pochi di noi, prima del lockdown, usavano abitualmente le web conference. Oggi è normale. Sviluppa nuove abilità, fai corsi di perfezionamento. Può essere un’ottima leva di motivazione per superare un periodo di fatica o di scarso entusiasmo.
Usa gli strumenti e la tecnologia: Usare software per ottenere ed elaborare dati ti fa risparmiare tempo e ti permette di concentrarti su attività più significative, e sul risultato delle elaborazioni. E decidere le eventuali azioni correttive.
Sei perfezionista?
Non completi un’attività finché non è perfetta? Il tuo desiderio di essere sempre eccellente non te lo permette? Male. La tua concentrazione su attività o progetti eseguiti alla perfezione può esaurire il tuo tempo e le tue energie.
Soluzioni possibili:
Rifletti: non tutto deve essere fatto alla perfezione. A volte è meglio fare qualcosa di imperfetto subito, che un capolavoro di perfezione una settimana dopo.
Sii più indulgente con te stesso.
Ogni tanto ti senti pigro?
“Scelgo una persona pigra per fare un lavoro complesso. Perché una persona pigra troverà un modo semplice per farlo”.
Bill Gates
