Abbandona l’abitudine Work 4 Work
Siamo tutti molto occupati. Sempre. Essere occupati diventa spesso un pretesto per evitare le poche azioni davvero importanti ma non facili, non confortevoli. Le ragioni per essere occupati sono quasi illimitate: riorganizzare i contatti su Outlook, andare su e giù per l’ufficio chiedendo documenti di cui non abbiamo realmente bisogno, trafficare con il cellulare per alcune ore quando dovremmo fissare delle priorità nel nostro lavoro.
Pensa. Invece dovremmo dedicare tempo a pensare e a decidere cosa è veramente importante per noi, per il nostro business, per la nostra vita.
Vilfredo Pareto era un economista e sociologo vissuto tra il 1848 e il 1923. Ingegnere di formazione, cominciò la sua carriera come dirigente di un’impresa siderurgica e più tardi ottenne la cattedra di economia politica presso l’Università di Losanna in Svizzera. La sua opera fondamentale, Cours d’economie politique, includeva una «legge» della distribuzione dei redditi fino ad allora poco indagata. Formula matematica, utilizzata per indicare una distribuzione della ricchezza nella società – l’80 % della ricchezza e del reddito è prodotto e posseduto dal 20 % della popolazione –che si applicava anche al di fuori dell’economia.
La legge di Pareto può essere sintetizzata come segue: l’80 % degli output è prodotto dal 20 % degli input. L’80 % delle conseguenze è prodotto dal 20 per cento delle cause. L’80 per cento dei risultati deriva dal 20 % dello sforzo e del tempo impiegati. L’80 % dei profitti d’impresa deriva dal 20% di prodotti e dei clienti. L’80 % di tutti i guadagni di borsa è realizzato dal 20 % degli investitori.
“La legge di Pareto fu illuminante per trasformare la mia start up in un’azienda di successo.” Afferma Tim Ferriss, citando la sua impresa di integratori alimentari BrainQUICKEN.“Lavoravo 15 ore al giorno. Avevo raggiunto il limite. Non ero il pilota della mia impresa, ero il veicolo. Soffrivo di un grave caso di W4W (work for work, ossia lavorare per lavorare). L’analisi 80/20 mi ha fatto decidere un reset che ha prodotto un veloce il ritorno economico (ROI) ed emotivo. 120 clienti compravano all’ingrosso dei miei prodotti, ma 5 da soli mi procuravano il 95% dei ricavi. Io spendevo il 98% del mio tempo a inseguire i restanti, mentre 5 ordinavano con regolarità senza bisogno di telefonate di sollecito, persuasione o adulazione.
Presi una decisione estrema: di non contattare più il 95% dei miei clienti. Tutti i miei problemi derivavano da questa maggioranza improduttiva. Li piazzai in modalità “passiva”: se ordinavano, bene, inviassero pure i loro ordini via mail. In caso contrario, non li avrei più inseguiti in alcun modo: niente telefonate, né e-mail, niente di niente. Poi c’erano due grossi clienti. Erano rompipalle professionisti, ma contribuivano al 10% dei profitti. Fino a quel momento avevo subito le loro intimidazioni e le discussioni interminabili come un costo del fare business.
Durante l’analisi 80/20 mi resi anche conto che quei due clienti erano la fonte di quasi tutta l’infelicità e la rabbia che accompagnavano le mie giornate, emozioni che tracimavano nel mio tempo libero, tenendomi sveglio nel cuore della notte.
Le conversazioni andavano in questo modo: Cliente: “Che &#@§?? Ho ordinato due casse e sono arrivate con due giorni di ritardo. [Da notare: nonostante le ripetute raccomandazioni, aveva inviato l’ordine alla persona sbagliata con il mezzo sbagliato.] Siete il branco di idioti più disorganizzati con cui abbia mai avuto la sfortuna di lavorare. Ho vent’anni di esperienza in questo settore e non mi era mai capitata una cosa simile.” Il tono delle sue telefonate di protesta era questo.
In passato avevo abbozzato. Il cliente ha sempre ragione? Fa parte degli affari? Col cavolo.
Invece risposi: “Mi spiace, davvero. Ho ascoltato i suoi insulti e purtroppo mi pare di capire che non faremo più affari insieme. Le suggerirei di verificare bene le vere ragioni della sua insoddisfazione. Se volesse ordinare dei prodotti, sarei felice di poterla soddisfare, ma solo se è in grado di evitarmi volgarità e insulti inutili. Eventualmente ha il nostro numero. La saluto e le auguro buona giornata. [Click.]
L’ho fatto una volta per telefono e una via e-mail. Cos’è successo?
Persi un cliente, ma l’altro corresse il tiro e ci spedì semplicemente gli ordini via mail, con regolarità.
Problema risolto, perdita di entrate minima. Mi sentii subito dieci volte più contento.
Poi, feci un’altra azione rilevante: individuai le caratteristiche comuni ai miei primi 5 migliori clienti e mi assicurai altri tre o quattro acquirenti con lo stesso profilo nella settimana successiva.
Avere più clienti non significa automaticamente realizzare maggiori profitti.
L’obiettivo non è avere più clienti. Che spesso si traduce in un 90 % in più di impegno di gestione e un irrisorio incremento dell’1-3 % di reddittività.
L’obiettivo primario è il massimo reddito con il minimo sforzo necessario (compreso il numero minimo di clienti).
Raddoppiai i miei punti di forza sui miei clienti top e concentrai i miei sforzi sull’incremento dei volumi e della frequenza dei loro ordini. Il risultato finale? I 120 clienti che inseguivo e blandivo si ridussero solamente a 8 dai quali ricevevo grossi ordinativi, senza alcun bisogno di telefonate o e-mail. Il mio reddito mensile aumentò da 30.000 a 60.000 dollari in quattro settimane e le mie ore settimanali di lavoro scesero immediatamente dalle oltre 80 a circa 15. Soprattutto, ero a posto con me stesso e per la prima volta da anni mi sentivo ottimista e libero.”
“Una giornata non ha abbastanza ore”.
A volte anche noi lo diciamo. Ma proviamo a riflettere: se abbiamo otto ore da riempire, ne riempiamo otto. Se ne abbiamo quindici, ne riempiamo quindici. Quando capita un’emergenza, dobbiamo lasciare il lavoro entro due ore, ma ci sono scadenze improrogabili, miracolosamente finiamo tutto in due ore.
La legge di Parkinson afferma che l’importanza e la complessità percepite di un’attività aumentano in rapporto al tempo previsto per realizzarla. Se abbiamo ventiquattr’ore per portare a termine un progetto, la pressione del poco tempo imporrà la totale concentrazione e faremo esclusivamente l’essenziale. Se abbiamo una settimana, sei giorni saranno dedicati a trasformare un monticello di terra in una montagna. Se abbiamo due mesi…
Il prodotto finale che ha data di consegna più ravvicinata ha qualità pari o superiore, per la nostra maggiore concentrazione.
Esistono due approcci all’incremento della produttività, che sono l’uno il rovescio dell’altro:
- Concentrare tempo, energie, attività verso l’essenziale, cioè quello che incide maggiormente sul nostro reddito (Legge di Pareto 80/20) per focalizzare e ridurre il tempo di lavoro,
- Ridurre il tempo di lavoro per limitare le attività all’essenziale (legge di Parkinson).
La soluzione migliore consiste nell’utilizzare entrambi gli approcci: identificare le poche attività rilevanti che contribuiscono alla maggior parte del successo nel business, reddittività, reputazione, impatto sul mercato, e programmarle con scadenze molto ravvicinate e definite.
Se non abbiamo identificato gli obiettivi strategici, i prodotti e i clienti di maggiore impatto e stabilito tempi stretti per raggiungere tali obiettivi, ciò che è poco importante diventa importante.
Anche se sappiamo che cos’è decisivo, senza scadenze che creano concentrazione, gli obiettivi minori che ci assediano lieviteranno per consumare tempo. Fino a che un’altra manciata di dettagli li sostituirà, lasciandoci alla fine della giornata frustrati per non essere riusciti a fare granché.
È facile rimanere sepolti da un’ondata di dettagli. La chiave è ricordare che la mancanza di tempo in realtà significa mancanza di priorità.
Decidi. Sviluppa l’abitudine non comune di prendere decisioni, tanto per te che per gli altri.
La vetta è poco frequentata. Il 99 % delle persone che vivono su questo pianeta sono convinte di non essere in grado di fare grandi cose, così puntano alla mediocrità. La competizione è più feroce attorno agli obiettivi «realistici», che così, paradossalmente, richiedono più tempo ed energie. Gli obiettivi “irragionevoli e irrealistici” sono più facili da raggiungere, anche per un’altra ragione. Avere un obiettivo particolarmente difficile produce un afflusso di adrenalina che garantisce la resistenza necessaria a superare le inevitabili difficoltà che ogni obiettivo ambizioso porta con sé. Gli obiettivi realistici, di livello medio, non sono grandi fonti d’ispirazione e alimentano energie sufficienti solo ad affrontare il primo o il secondo gradino di difficoltà. Poi si getta la spugna. Ci si ferma.
Agisci. Quanto ci costa – sul piano finanziario, emotivo e fisico – rimandare l’azione?
Siamo abituati a valutare le potenziali conseguenze negative dell’azione. È altrettanto importante misurare il costo della non-azione. Considera che i passi falsi che temi di fare non sono reali o sono comunque gestibili. Sviluppa l’abitudine più importante di coloro che eccellono nella vita e si divertono a farlo: agire. Non agire è in assoluto il rischio più grande.
La frase di oggi
“L’uomo ragionevole si adatta al mondo. L’uomo irragionevole cerca di adattare il mondo a se stesso. Perciò il progresso è opera di uomini irragionevoli”.
GEORGE BERNARD SHAW
