--- title: "4 passaggi per scegliere le priorità di lavoro nel definire ruoli e mansioni nelle PMI" url: https://giornaledellepmi.it/4-passaggi-per-scegliere-le-priorita-di-lavoro-nel-definire-ruoli-e-mansioni-nelle-pmi/ author: "Francesco Smorgoni" published: 2026-02-16T07:05:20+01:00 modified: 2026-02-14T19:21:34+01:00 publisher: "Il Giornale delle PMI" language: it sections: ["CONTROLLO DI GESTIONE"] --- # 4 passaggi per scegliere le priorità di lavoro nel definire ruoli e mansioni nelle PMI *Francesco Smorgoni · 16 Febbraio 2026 · Il Giornale delle PMI* Il lavoro in una PMI obbliga molto spesso le persone a rivestire quotidianamente diversi ruoli e a svolgere le più svariate mansioni. Questo può rapidamente portare alla paralisi (dei risultati, quantomeno) e alla “procrastinazione della pianificazione”. Troppi ruoli e molta confusione spaventano al punto da non potere neanche organizzare le proprie priorità. **Non potendo cambiare la struttura organizzativa e l’organigramma, dobbiamo trovare un metodo per bilanciare più ruoli e sfruttare al massimo il tempo-lavoro.** I risultati, anche dell’implementazione di un software gestionale, passano sempre da questa fase di riordino. Seguiamo questi 4 passaggi: ## Passaggio 1: identificare i confini Vogliamo innanzitutto definire la “scatola” in cui stiamo lavorando. Sembra una questione elementare, ma troppo spesso facciamo i conti senza l’oste. Per la maggior parte delle persone, il primo perimetro da affrontare è il lavoro per 8 ore al giorno. Se sappiamo che abbiamo solo 8 ore al giorno per portare a termine il lavoro, impostiamo quel limite fin dall’inizio. Inutile ipotizzare mega-attività di durata infinita da spalmare su un tempo di ½ giornata. Se abbiamo date di scadenza concordate con clienti o terzisti, partiamo da questo dato di fatto per identificare priorità e ruoli vincolanti. Il software gestionale ERP, in questo caso, può aiutare a “ritmare” scadenze, calendari ed attività. Senza confini e limiti, ogni ruolo diventa un libro dei sogni. ## Passaggio 2: gerarchia di prioritizzazione È il momento di capire cosa è più e cosa meno importante. Il suggerimento? Costruire una gerarchia di priorità. In funzione del nostro ruolo o di quello che – oggi – dobbiamo rivestire, possiamo identificare una gerarchia di priorità: - In cima alla gerarchia, poniamo le attività legate **all’integrità**: tutto ciò che soddisfa una promessa che abbiamo fatto o è essenziale per raggiungere la nostra missione/visione. Per dare concretezza ai nostri valori. **Concretezza e promesse: 2 parole vincolanti per concetti estremamente pratici.** - Al secondo posto nella lista di priorità ci sono le scelte legate **alla delega**– tutto ciò che ci impedisce di diventare un collo di bottiglia per il resto della squadra. Possiamo delegare compiti a persone con competenze specifiche o creare procedure standardizzate per compiti ripetitivi da assegnare ai collaboratori. - Il terzo livello della gerarchia impatta tutto ciò che riguarda la **crescita** del business. - L’ultimo livello della gerarchia è la **difesa**, quanto serve fare per abbattere i costi (quelli superflui, non gli investimenti!) e contenere il rischio. E’ un livello da non trascurare mai: troppo spesso l’analisi dei rischi di qualsiasi tipo e delle attività per prevenirli e governarli passa all’ultimo posto della scala delle priorità. Ora, guardando la lista di cose da fare, sapremo come dare priorità al lavoro usando questa gerarchia per bilanciare i molteplici ruoli. **Ricordiamo che la nostra gerarchia di prioritizzazione cambierà molto probabilmente nel tempo al variare delle esigenze aziendali.** Se desideri iniziare ad agire oggi, inizia con il suddividere il lavoro in 3 – 5 categorie a cui facilmente dare la priorità usando la gerarchia della prioritizzazione. ## Passaggio 3: crea una lista Ora è il momento di guardare indietro, al lavoro che sappiamo di dover fare, e iniziare a “metterlo in ordine”. Stiamo cercando di stabilire una lista delle prime 5 attività su cui sappiamo di dover lavorare in ordine di importanza. Quando la lista contiene molte attività (più di 5, per essere pratici) significa che è tempo di iniziare a farle competere tra loro. **Ci chiederemo: “Se dovessi rimuovere un compito da questa lista, qual è il meno impattante?”** Infine, una volta identificate le 5 attività nella nostra lista, le bloccheremo. Non apporteremo alcuna modifica a questa lista fino a quando non saranno completate o non sarà giunto il momento di creare una nuova lista, a seconda dell’evento che si verifica per primo. ## Passaggio 4: eseguire il lavoro Dura verità: alla fine dovremo fare il lavoro che abbiamo appena organizzato. \*\*\* Questi passaggi vogliono aiutare a capire il modo più efficiente per fare le cose. **Teniamo ben presente che ciò che funziona per una persona potrebbe non funzionare per un’altra.** Nulla vieta di organizzare squadre omogenee, invece di singoli. In generale, raggruppare le priorità per ruolo/giorno non è sempre la scelta migliore per la maggior parte delle persone. Per esempio, piuttosto che pensare per ruolo, quando affrontiamo un progetto ERP noi consigliamo di pensare al *tipo* di lavoro: Ipotizziamo alcune macro-categorie inusuali: - Attività ad alta e bassa creatività - Attività ad alta e bassa energia - Attività ad elevata e bassa forza di volontà Cercheremo il mix ideale di questi diversi tipi di attività in ogni giorno lavorativo. Un suggerimento potrebbe essere quello di mescolare compiti ad alta e bassa energia. Per esempio, se in un giorno abbiamo pianificato molte riunioni (alta energia e bassa creatività), cercheremo di abbinarle a compiti creativi e a bassa energia. Attenzione, i compiti creativi non sono necessariamente la pittura, la scultura e la poesia **Il nostro obiettivo è avere una giornata lavorativa equilibrata e coinvolgente.** ## Infine, ripeti il processo L’intero processo è destinato a ripetersi. Come linea guida iniziale, i passaggi 1 e 2 possono essere ripetuti mensilmente o trimestralmente in base alle esigenze aziendali. I passaggi 3 e 4 dovrebbero essere gestiti ogni giorno. Questo significa che ogni giorno, dovremmo pianificare le nostre prime 5 attività per il giorno seguente. Ripetere alla fine di ogni giornata! Se dobbaimo rispondere della nostra pianificazione ad un collega, è utile implementare questo processo e discuterlo con lui. Questo ci garantisce che si stia lavorando per l’allineamento dei singoli obiettivi con quelli aziendali. --- Fonte: [4 passaggi per scegliere le priorità di lavoro nel definire ruoli e mansioni nelle PMI](https://giornaledellepmi.it/4-passaggi-per-scegliere-le-priorita-di-lavoro-nel-definire-ruoli-e-mansioni-nelle-pmi/), Il Giornale delle PMI.